Guia completo para criar um escopo de projeto eficiente

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”  (PMBok 5ª ed.)

Um dos aspectos fundamentais para o sucesso de qualquer projeto é a criação de um escopo bem definido. É ele que vai estabelecer os limites, objetivos e entregas do trabalho a ser realizado, fornecendo uma estrutura clara para o planejamento e execução das atividades.

Neste guia, exploraremos os principais pontos a serem considerados ao criar um escopo de projeto eficaz, com foco nos elementos-chave e melhores práticas relacionadas ao escopo de acordo com a metodologia do PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

O que é escopo de projeto?

O escopo de um projeto é a definição clara e detalhada do trabalho que será realizado em um projeto. Ele abrange todos os objetivos, requisitos, entregas, limites e critérios de sucesso do projeto. Ou seja, tudo que será incluído no projeto, bem como o que estará fora do escopo, estabelecendo os limites e as fronteiras do trabalho a ser executado.

Dessa forma, o escopo desempenha um papel fundamental na gestão do projeto, pois fornece uma base para o planejamento, execução, monitoramento e controle das atividades.

O escopo de projeto é elaborado durante a fase de planejamento e serve como uma referência essencial para guiar todas as etapas do projeto, desde a definição das atividades até a avaliação dos resultados finais. É importante que o escopo seja documentado e comunicado a todos os envolvidos no projeto para garantir um entendimento comum e evitar ambiguidades ou expectativas conflitantes.

Ele vai orientar a equipe do projeto, os stakeholders e outros envolvidos sobre o que deve ser alcançado, os recursos necessários e as restrições existentes.

>> Veja também: Manifesto Ágil: entenda o que é e a importância para sua gestão

Qual a importância do escopo de projeto?

Segundo dados da revista “Forbes”, 25% dos projetos de TI falham completamente (não são concluídos ou se tornam inúteis e são descartados). Entre 20% e 25% dos projetos não têm retorno do que foi investido e até 50% dos projetos de TI precisam de refatoração após serem concluídos.

Entre os motivos para as falhas nos projetos temos:

• Falta de planejamento ou planejamento insuficiente.
• Limitação de recursos
• Objetivos não definidos
• Falta de acompanhamento
• Falta de transparência e clareza plena sobre a totalidade do projeto entrega).
• Falha da comunicação do projeto
• Mudança de rumo
• Expectativas irrealistas
• Funções e papéis mal distribuídos

Uma forma de evitar esse cenário negativo é ter um bom planejamento. 

Como vimos, o escopo de projeto é de extrema importância ao definir o que será realizado no projeto, estabelecendo os objetivos, entregas e limites do trabalho a ser executado.

Aqui estão algumas razões que destacam a sua importância:

Definição clara de objetivos

O escopo de projeto permite uma definição clara e precisa dos objetivos e metas a serem alcançados. Isso ajuda a orientar toda a equipe do projeto e as partes interessadas envolvidas, garantindo que todos estejam alinhados em relação ao que deve ser entregue. 

Alinhamento de expectativas

O escopo estabelece as entregas e os resultados esperados do projeto. Isso ajuda a alinhar as expectativas dos clientes, patrocinadores e demais partes interessadas, evitando mal-entendidos e garantindo que todos tenham uma compreensão comum do que será entregue. 

Controle de mudanças

O escopo de projeto fornece uma base sólida para o controle de mudanças durante o projeto. Qualquer mudança ou solicitação que esteja além do escopo estabelecido pode ser avaliada e gerenciada adequadamente, evitando que o projeto se desvie do seu objetivo principal. 

Gerenciamento de riscos

Um escopo bem definido ajuda a identificar e gerenciar os riscos do projeto. Ao estabelecer os limites e as exclusões, é possível determinar as áreas críticas e os possíveis desafios que podem surgir ao longo do projeto, permitindo um planejamento adequado e a implementação de medidas de mitigação. 

Planejamento eficiente

O escopo serve como base para o planejamento do projeto, permitindo a definição de prazos, recursos necessários, atividades a serem realizadas e estimativas de custos. Com um escopo claro, é possível estabelecer um cronograma realista e garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis. 

>> Veja também: Roadmap de projetos: o que é e como aplicar para alcançar melhores resultados

Comunicação eficaz

O escopo de projeto é uma ferramenta essencial para a comunicação eficaz entre a equipe do projeto, os stakeholders e as partes interessadas. Ele fornece uma linguagem comum e uma compreensão compartilhada do que está incluído no projeto, facilitando a colaboração e minimizando possíveis conflitos. 

Avaliação de sucesso

O escopo define os critérios de sucesso do projeto, permitindo que sejam estabelecidas métricas claras para medir o progresso e a conclusão do trabalho. Isso possibilita uma avaliação objetiva do sucesso do projeto e fornece uma base para aprendizado e melhoria contínua em projetos futuros.

Elementos-chave do escopo de projeto

Ao criar um escopo de projeto, existem elementos-chave que devem ser considerados para garantir sua eficácia e alinhamento com as melhores práticas de gerenciamento de projetos. Vamos explorar esses elementos em detalhes e entender como eles contribuem para a criação de um escopo sólido e abrangente. 

Definição clara dos objetivos

A definição clara dos objetivos é o ponto de partida para a criação do escopo de projeto. Os objetivos devem ser claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e ter um prazo definido (critério SMART). Eles fornecem a direção e o propósito do projeto, guiando todas as decisões e atividades realizadas ao longo do processo. 

Identificação das entregas

A identificação das entregas é essencial para estabelecer o escopo de projeto. As entregas são os resultados tangíveis que o projeto irá produzir, como produtos, serviços ou resultados intermediários. Ao identificar e documentar todas as entregas esperadas, é possível ter uma visão clara do trabalho necessário para alcançar os objetivos do projeto. 

>> Veja também: Matriz de Priorização: conheça as vantagens e veja como fazer a sua

Determinação dos requisitos do projeto

Segundo Miranda (2002 apud Santos, 2007, p12):

50% dos principais problemas/defeitos se software são oriundos da fase de especificação de requisitos.

A determinação dos requisitos do projeto é um passo crítico para garantir que o escopo de projeto seja completo e atenda às expectativas dos stakeholders. Os requisitos podem incluir informações, funcionalidades, recursos, restrições e critérios de qualidade.
É importante envolver todas as partes interessadas relevantes na definição dos requisitos para obter uma compreensão abrangente das necessidades e expectativas. 

Existem diferentes tipos de requisitos:

Requisitos funcionais:

• A camiseta deve conter sinalizadores que permitam que o corredor seja visto no escuro;
• O software deve possibilitar acompanhamento do cronograma de projetos pela gerência;
• O painel multimídia do veículo Ford 1948 deve conter conectividade via Bluetooth
• Os usuários devem poder obter o número de aprovações, reprovações e trancamentos em todas as disciplinas de cada  turma escolar via portal do aluno.

Requisitos não-funcionais:

• Capacidade do software em manter sua integridade após a ocorrência de falhas não controladas. (Ex: Queda de luz) (Confiabilidade);
• Camiseta deve ter 20% de elasticidade para vestimenta sem prejudicar a malha (Usabilidade);
• Capacidade dos sinalizadores deve ter resistência a lavagem via máquinas lava-roupas  (Desempenho);
• A intranet da empresa deve rodar em qualquer browser (I.E., Firefox, Google Chrome, etc..) (Disponibilidade);
• O software deve ter disponibilidade de 99,5% no horário comercial (Disponibilidade).

Requisitos de qualidade:

• Os testes de resistência a lavagem do produto não podem apresentar mais do que 1% de erros (Qt de camisetas testados X Qt total de camisetas);
• O indicador de chamados abertos com erros após liberação deve ser menor do que a meta estabelecida na operação(ex: % de chamados abertos por fatura gerada);

Critérios de aceitação:

• Testar a consulta de ordem de corte, cronometrar para avaliar se está acima do tempo esperado (10s). Caso estiver acima o aceite do requisito será negado;
• Usar a funcionalidade de geração da Ordem de corte nos browsers I.E., Firefox, Google Chrome. Caso o resultado não for igual nos 3 browsers, o aceite do requisito será negado.

Definição do cronograma

A definição do cronograma é vital para o planejamento e a execução adequada do projeto. Nesta etapa, é necessário estabelecer as principais etapas, atividades e marcos do projeto, considerando as dependências e restrições de tempo.
O cronograma fornece uma visão temporal do projeto, permitindo o acompanhamento do progresso e a tomada de decisões informadas.

Declaração do escopo

A declaração do escopo, uma parte fundamental, consiste em uma descrição clara e concisa que define o propósito e os objetivos do projeto, descrevendo o que será entregue ao final. A declaração do escopo estabelece os limites e a abrangência do projeto, proporcionando uma visão geral do trabalho a ser realizado. 

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Estrutura Analítica do Projeto (ou WBS = Work Breakdown Structure) é uma ferramenta útil para decompor o escopo de projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Atua como uma representação gráfica do escopo total do projeto, e representa o trabalho especificado na declaração de escopo.
Por representar uma hierarquia de pacotes de trabalho, que representam as entregas do projeto, essa estrutura ajuda a visualizar e organizar as atividades do projeto, facilitando o planejamento, o acompanhamento e o controle do escopo. 

Dessa forma, define o relacionamento do entregável final do projeto e seus sub entregáveis e transforma isso em pacotes de trabalho menores e de gerenciamento mais fácil.

Confira alguns dos benefícios: 

• Facilita a comunicação com o time e com os stakeholders/partes interessadas;
• Auxilia na avaliação do impacto do trabalho realizado em cada pacote de trabalho;
• Ajuda a prevenir mudanças desnecessárias;
• É a base para a estimativa de custos, recursos e tempo;
• Serve como instrumento para justificar as necessidades de custos, recursos e tempo;
• Ajuda novos membros do projeto a integrar-se ao trabalho

Critérios de aceitação

Os critérios de aceitação são critérios estabelecidos para determinar se um trabalho específico foi concluído satisfatoriamente. Esses critérios podem ser quantitativos ou qualitativos e ajudam a definir os padrões de qualidade esperados para as entregas do projeto.
Ao estabelecer critérios claros, é possível garantir que as entregas estejam em conformidade com as expectativas dos stakeholders.

Restrições e premissas

As restrições são limitações impostas ao projeto, fatores que vão limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos, fazendo com que sejam descartadas soluções para o projeto que estejam fora desses limites e obrigando a equipe e o gerente do projeto a usar a criatividade para alcançar as expectativas. 

Então, as restrições  dizem respeito ao projeto, e não ao produto. Veja:

• Tecnologia: Deve-se utilizar apenas tecnologias já em uso pela empresa, todo o desenvolvimento será em java.
• Recursos: não serão contratados recursos humanos externos à organização.
• Orçamentárias: o custo máximo do projeto não poderá exceder R$ 150.000,00;
• Prazo: O projeto deve estar implantado até 31/07, a inauguração ocorrerá em 01/08.
• Negócio: a emissão de notas ocorrerá no sistema antigo durante a execução do projeto.

As premissas, por outro lado, são suposições feitas no início do projeto que podem afetar o escopo. São fatores que são assumidos como verdadeiros para o projeto, sem a necessidade de prova e são condicionantes para a execução do projeto conforme o planejado.

A premissa precisa ser específica, exata e clara e são validadas pelos stakeholders/partes interessadas para  resguardar o gerente do projeto. Veja: 

• O analista de negócio estará disponível no dia 30 de setembro para iniciar o levantamento de requisitos.
• O cliente disponibilizará informações sobre o processo atual para os analistas de negócio.

Ambos os elementos são importantes para entender os limites e as condições em que o projeto será executado.
Ao identificar e documentar as restrições e premissas, é possível tomar decisões informadas e garantir que o escopo de projeto seja viável e realista.

Escopo de projeto X Escopo de produto

O escopo de projeto e o escopo de produto são dois conceitos fundamentais na gestão de projetos e no desenvolvimento de produtos. Eles definem os limites e as características do que será entregue no projeto ou produto.

O escopo de projeto se refere a tudo o que deve ser feito para entregar o produto final. Ele envolve as atividades, tarefas, recursos, prazos e resultados necessários para completar o projeto com sucesso. Dessa forma, define o “trabalho” que precisa ser realizado para atingir os objetivos definidos. Isso inclui aspectos como o cronograma do projeto, alocação de recursos, definição de tarefas e atividades, sequenciamento das atividades e a identificação de dependências.

O escopo de produto, por outro lado, diz respeito às funcionalidades, características e requisitos específicos que o produto final deve ter. Ele descreve o que será entregue ao cliente ou usuário quando o projeto estiver concluído, com detalhes e especificações do produto, incluindo suas características, funcionalidades, desempenho e qualidade.

Entenda na prática:

• Projeto: Churrasco
• Escopo de projeto:
• Como o trabalho será executado, quais são as etapas para a realização do Churrasco (definição do cardápio, participantes, local, horário, valores, etc.)
• Escopo de Produto:
• Tipo de carne, tempero, bebida, etc.
• Requisitos do Produto: Realizar um churrasco para as pessoas da turma de GP, baixo custo, local central, etc.

Resumindo:

Principais desafios na hora de montar o escopo de projeto

A criação do escopo de projeto pode apresentar desafios que precisam ser superados para garantir o sucesso do empreendimento. Vamos explorar desafios comuns enfrentados ao montar o escopo de projeto e discutir estratégias para superá-los.

Falta de informações detalhadas

Um dos desafios frequentes ao montar o escopo de um projeto é a falta de informações detalhadas. Muitas vezes, as informações disponíveis podem ser dispersas, incompletas ou imprecisas, o que dificulta a definição precisa do escopo.

Para superar esse desafio, é crucial realizar uma coleta abrangente de informações. Isso envolve a busca ativa por dados relevantes, a realização de entrevistas com as partes interessadas e a análise de documentações existentes.

Quanto mais informações detalhadas você reunir, melhor será sua compreensão dos requisitos do projeto e a definição do escopo. 

Falta de clareza nos requisitos do projeto

Os requisitos podem ser mal comunicados, vagos ou contraditórios, dificultando a definição precisa do escopo. Para superar esse desafio, é necessário investir tempo na análise e no esclarecimento dos requisitos.

Isso pode envolver a realização de reuniões com as partes interessadas para obter esclarecimentos, a documentação detalhada dos requisitos em linguagem clara e concisa e a revisão atenta para identificar possíveis inconsistências ou ambiguidades.

A clareza nos requisitos é essencial para estabelecer um escopo bem definido e evitar retrabalhos ou conflitos no futuro. 

Dificuldade em definir limites precisos

Definir limites precisos para o escopo de projeto é outro desafio enfrentado pelos gerentes de projeto. Com múltiplas partes interessadas e requisitos em jogo, pode ser difícil estabelecer limites claros e evitar um escopo em constante expansão. Uma abordagem eficaz para lidar com esse desafio é estabelecer processos sólidos de controle de mudanças.  

Isso inclui a definição de critérios claros para a aceitação de solicitações de mudanças, a avaliação do impacto dessas mudanças no escopo, nos prazos e nos recursos do projeto, e a comunicação eficiente com as partes interessadas.  

Ao enfrentar esses desafios e adotar as estratégias adequadas, você estará melhor preparado para montar um escopo de projeto sólido e bem definido. Isso proporcionará uma base sólida para o planejamento, a execução e o controle do projeto, aumentando as chances de sucesso e satisfação das partes interessadas.

Dicas práticas para criar um escopo de projeto eficaz

O escopo de projeto é uma ferramenta fundamental para manter todos os envolvidos alinhados e focados nas metas do projeto. Ele ajuda a evitar desvios, gerenciar expectativas e garantir o sucesso do projeto.

Aqui estão algumas dicas práticas para criar um escopo de projeto de forma eficaz:

• Defina o objetivo: Identifique claramente o objetivo geral do projeto. O que você espera alcançar com o projeto?
• Estabeleça os requisitos do produto: Liste as características e funcionalidades específicas que o produto final deve ter.
• Identifique as restrições e limitações: Liste qualquer restrição de tempo, recursos, orçamento ou outras limitações que possam afetar o projeto.
• Delimite o alcance: Defina os limites do que está dentro e fora do escopo de projeto. O que será incluído e o que não será?
• Divida em Entregáveis: Divida o projeto em entregáveis concretos e mensuráveis. Esses entregáveis podem ser produtos intermediários, relatórios, protótipos etc.
• Estime o tempo e os recursos: Avalie o tempo necessário para concluir cada entregável e identifique os recursos (humanos, tecnológicos etc.) necessários.
• Estabeleça as atividades: Desmembre cada entregável em atividades menores e sequencie-as para criar um cronograma lógico.
• Identifique dependências: Determine quais atividades dependem umas das outras e quais precisam ser realizadas em sequência.
• Faça estimativas de custos: Calcule os custos envolvidos em termos de recursos, materiais, horas de trabalho etc.
• Documente os riscos: Identifique os riscos potenciais do projeto e como pretende mitigá-los.
• Defina critérios de aceitação: Descreva os critérios que serão usados para determinar se os entregáveis e o projeto em si foram bem-sucedidos.
• Comunique e alinhe: Compartilhe o escopo com todas as partes interessadas e obtenha aprovação e feedback. Certifique-se de que todos tenham a mesma compreensão.
• Revisões e atualizações: Esteja preparado para ajustar o escopo conforme necessário à medida que o projeto avança e novas informações surgem.
• Mantenha-o conciso: O escopo deve ser claro e conciso, evitando ambiguidades que possam levar a mal-entendidos.

>> Veja também: 5 passos para fazer um escopo de projeto eficiente

Criar um escopo de projeto sólido e bem definido é essencial para o sucesso

Ao seguir os passos e as melhores práticas mencionadas neste guia, você estará no caminho certo para desenvolver um escopo de projeto eficaz que orientará o planejamento, execução e controle do seu projeto.

Lembre-se de envolver as partes interessadas relevantes, coletar informações abrangentes e definir objetivos claros e alcançáveis. Com um escopo bem elaborado, você estará melhor preparado para enfrentar os desafios e entregar resultados de qualidade dentro do prazo e orçamento estabelecidos.

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