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Como fazer uma boa comunicação em projetos? By ChatGPT & Cleyton Hort

Boa comunicação em projetos, segundo chatgpt e Cleyton Hort, PMP

A boa comunicação em projetos no mundo empresarial tem se tornado um elemento cada vez mais importante para garantir o sucesso de suas operações. Atualmente, no meio empresarial podemos encontrar até 4 gerações distintas em um mesmo ecossistema, então se comunicar adequadamente com cada público é fator chave de sucesso.

Conectar-se com os indivíduos é fundamental para começar uma comunicação de excelência. Um dica que John Maxwell nos dá em seu livro “Todos se comunicam, poucos se conectam: desenvolva a comunicação eficaz e potencialize sua carreira na era da conectividade, pág 31” para melhorar sua comunicação e conectar-se são:

  1. Focar os outros;
  2. Expandir seu vocabulário de conexão além de meras palavras;
  3. Dominar sua energia para se conectar;
  4. Adquirir percepção de como os grandes comunicadores se conectam.

No ambiente de projetos, é fundamental você criar conexões com os diversos públicos do mesmo para obtenção do sucesso. É comum na dimensão corporativa identificar problemas de diversos tipos no âmbito de prazos, custos, escopo e outras disciplinas da gestão de projetos. De modo geral, os projetos começam bem e ao seu decorrer, vão tendo problemas que impedem de chegar aos seus objetivos.

Sobre a comunicação em projetos, podemos afirmar que:

Um efetivo processo de comunicação é necessário para garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de uma maneira economicamente viável. O gerente de projeto utiliza-se da comunicação para assegurar que o time do projeto trabalhe de maneira integrada para resolver os problemas do projeto e aproveitar suas oportunidades” (Vargas, 2009, pág 82)

Em minha experiência como gerente de projetos por mais de 15 anos, as principais causas de projetos que perdem o controle, passam por uma comunicação fraca.

Segundo o Pmbok Edição, há dois tipos de comunicação com as partes interessadas dos projetos: a comunicação Ativa e Passiva. A Comunicação Ativa é quando eu envio informações para as partes interessadas como e-mails, memorandos, relatórios de status do projeto. A Comunicação Passiva é quando a parte interessada está buscando por informação em uma intranet, repositórios ou até solicitando ao gerente de projetos. 

Há uma terceira forma de se comunicar com as partes interessadas, segundo minha vivência na área, que é o engajamento. Ele é mais profundo e, muitas vezes, mais eficaz do que a comunicação passiva ou ativa, isso porque há interação entre as partes interessadas, nesse modelo de comunicação, o feedback é mais rápido e assertivo.

Quando planejamos a comunicação nos projetos, há uma sobreposição ao trabalho de mapeamento e estratégia de gestão das partes interessadas. A comunicação é o fator mais importante para o engajamento eficaz com as partes interessadas.

Segundo o Pmbok 7ª Edição, adaptado, durante o planejamento das comunicações precisamos considerar uma série de fatores como:

  • Quem precisa de informações;
  • Que informações cada parte interessada precisa;
  • Por que devo compartilhar essas informações com cada parte interessada;
  • Melhor maneira de fornecer informações;
  • Qual a frequência que a parte interessada quer receber atualizações;
  • Onde busco cada informação.

 

Perguntei sobre comunicação em projetos e o ChatGPT respondeu

Seguindo com este tema muito relevante, fiz a pergunta ao chatGPT : “Como fazer uma boa comunicação em projetos ?”

Recebi 8 dicas de como fazer isto e vou comentar cada uma delas!

 

1. [ChatGPT] Defina uma estratégia de comunicação clara: É importante ter uma estratégia clara de comunicação, definindo a quem você precisa comunicar, qual a informação relevante, quando e com que frequência você precisa se comunicar.

[Cleyton] Aqui, claramente uma recomendação que vem do PmBok e que de fato é muito relevante pois para cada parte interessada, ou grupos de partes interessadas, será necessário uma estratégia de comunicação específica.

 

2. [ChatGPT] Identifique as partes interessadas: Identifique todas as pessoas que têm interesse no projeto, incluindo gerentes, membros da equipe, clientes, patrocinadores e outras partes interessadas. Certifique-se de incluir todas essas pessoas na sua estratégia de comunicação.

[Cleyton] Neste contexto é importante que cada parte interessada seja mapeada e definida a estratégia de comunicação. Muitas vezes uma parte interessada é negligenciada no projeto e a mesma vai ser responsável por um risco ou geração de um grande impacto no seu projeto. 

 

3. [ChatGPT] Escolha as ferramentas adequadas: Escolha as ferramentas certas para se comunicar com as partes interessadas. Por exemplo, e-mails podem ser eficazes para atualizações semanais, enquanto reuniões presenciais podem ser melhores para discussões mais aprofundadas.

[Cleyton] A escolha da ferramenta adequada para comunicação é fundamental, pois cada tipo ou grupo de indivíduos é adepto a um tipo de comunicação ou a vários. Quando falamos em status report de projetos, um nível mais executivo vai buscar por um modelo de “one page report”, em contrapartida, níveis táticos buscarão um relatório detalhado de como está o andamento do projeto.

 

4. [ChatGPT] Seja claro e conciso: Certifique-se de que sua mensagem seja clara e concisa. Use linguagem simples e evite jargões técnicos, a menos que esteja comunicando com pessoas que têm conhecimento técnico.

[Cleyton] Quando eu ministro um curso básico de gestão de projetos, gosto muito de falar de requisitos, e lá eu sempre falo que cada requisito deve expressar um único pensamento. Para a comunicação não é muito diferente. Separe bem sua comunicação, de forma clara e simples. Não misture assuntos e/ou áreas de conhecimento do projeto em um mesmo pensamento. Quando for falar de prazos, faça uma comunicação clara sobre cada tópico relacionado ao prazo que você quer comunicar.

 

5. [ChatGPT] Mantenha todos informados: Mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o andamento do projeto, mesmo que não haja mudanças significativas.

[Cleyton] Ainda que pouco mudou de uma semana para outra ou de um período para outro, informe isto na comunicação e não deixe dúvidas sobre a situação atual. Vai evitar que esta pergunta seja feita por todos que sentirem falta ou necessidade de informações.

 

6. [ChatGPT] Esteja disponível: Esteja sempre disponível para responder a perguntas ou esclarecer informações. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e mantém a equipe engajada.

[Cleyton] Muito boa esta dica. Um dos meus mentores em gestão de projeto quando eu começava nesta função em 2006 me falava que eu precisava estar disponível sempre que acionado e também, em tempos de 100% presencial, me orientava a ter “one page report” impresso de cada projeto quando eu andasse pelos andares da empresa. Falava ele: “Quando alguém te abordar no corredor sobre o projeto XYZ, se não lembrar de cabeça, peça licença, puxe a folha de status e apresente ao interessado“. Funcionava muito!!!!

 

7. [ChatGPT] Aprenda a ouvir: Escute atentamente as preocupações e comentários da equipe e das partes interessadas. Isso ajuda a identificar problemas antes que eles se tornem maiores.

[Cleyton] Comunicação intencional e ativa é uma ferramenta que vai facilitar a vida do gerente de projetos no dia a dia. Um gerente de projetos que tenha bom trânsito no seu time, que ouve ativamente e que consegue atuar de forma intencional, vai obter sucesso nos projetos com mais facilidade.

 

8. [ChatGPT] Ajuste a comunicação conforme necessário: Ajuste sua estratégia de comunicação conforme necessário para atender às necessidades e preferências das partes interessadas.

[Cleyton] A estratégia da comunicação em projetos, assim como uma análise de riscos, é fundamental que seja um processo vivo dentro do âmbito dos projetos, ou seja, sempre que necessário faça adequações ao plano de comunicação. Por exemplo, uma parte interessada que tinha baixo poder e baixa influência dentro da organização, pode crescer e aumentar poder e influência. Nesta hora o gerente de projetos precisa estar atento para estas mudanças e se adequar rapidamente.

 

É muito importante lembrarmos que a comunicação em projetos é uma parte fundamental do gerenciamento de projetos eficaz. As 8 dicas que o ChatGPT sugeriu fazem muito sentido em ambientes de projetos.

Como diria o saudoso Chacrinha, “Quem não comunica, se trumbica!

A grande maioria dos atritos, frustrações e ineficiências em nossas relações com as outras pessoas é causada pela pobreza nas comunicações. ” David I. Cleland

 

Referências:

VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de Projetos, Estabelecendo diferenciais competitivos, 7a Edição. São Paulo, Brasport Livros e Multimídia Ltda, 2009.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sétima edição, Pennsylvania: PMI, 2021. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE.

https://chat.openai.com/chat  pergunta: “Como fazer uma boa comunicação em projetos ?”

Maxwell, John C., Todos se comunicam, poucos se conectam: desenvolva a comunicação eficaz e potencialize sua carreira na era da conectividade, Tomas Nelson Brasil, 2022.

Cristão, marido, pai de três filhos, CEO e co-fundador da Lyncas, e flamenguista! Atua na gerência de projetos, com certificação PMP (Project Management Professional) e acredita que a ética e o respeito às pessoas são a base de qualquer relação sólida e duradoura. Ama curtir momentos em família e torcer pelo time de coração. Somos raça, amor e paixão!