As operações inconsistentes prejudicam a gestão de processos. Sem processos padronizados, não é possível certificar a qualidade dos produtos, nem melhorar a eficiência, e os custos com não conformidades resultarão em prejuízos. Diante deste cenário, o ciclo PDCA é um dos métodos para tomar decisões e resolver essas dificuldades organizacionais.
Conforme pesquisa da Zoominfo, 72% das empresas afirmam que melhorar a experiência do cliente é a principal prioridade. Porém, para que essa ação seja consolidada, é primordial monitorar o desempenho das atividades e fazer ajustes, com o melhor tempo e o menor custo.
O artigo a seguir explica como o ciclo PDCA pode ajudar na melhoria contínua, prevenção de problemas e produtividade.
Neste artigo você vai ver:
O que significa ciclo PDCA?
O ciclo PDCA, conhecido como Plan-Do-Check-Act (Planejar, Fazer, Verificar-Agir), é uma ferramenta de gestão que visa o melhoramento de diversos setores nas organizações.
Também conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, foi criado por Walter Andrew Shewhart na década de 1920 e popularizado por William Edwards Deming, a partir da década de 1950. Deming introduziu o conceito no Japão, pós-Segunda Guerra Mundial, onde a indústria japonesa adotou contribuições para a recuperação econômica do país.
Este mecanismo consiste em quatro etapas: Planejamento, para estabelecer objetivos e métodos; Execução, para implementar o plano; Verificação, para comparar resultados com metas; e Ação, para correção e melhorias.
Na área da tecnologia, pode ser aplicado nos processos de desenvolvimento, implementação e manutenção de sistemas, com o objetivo de descobrir oportunidades para otimizar a função operacional e garantir a qualidade do produto, alinhada com as demandas dos usuários.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
As quatro etapas do ciclo PDCA: Planejar, Fazer, Verificar e Agir, são ordenadas para a visualização das atividades e identificação de áreas de melhoria, eliminar ineficiências e garantir consistência nos produtos ou serviços.
Plan (Planejar)
De acordo com Mizuno, do Instituto de Tecnologia de Tokyo, “o planejamento no ciclo PDCA não é algo abstrato que você processa na cabeça. O primeiro passo é identificar problemas, suas causas e conceber meios de corrigi-las. Isso é planejamento.”
Dentro das atividades propostas para o avanço do projeto, o planejamento oferece um mapa que instrui todas as ações, que permite verificar os problemas e os recursos disponíveis para a execução.
Um plano de ação para organizar a implementação, estabelecer prioridades e prazos, elaborar metas criteriosas e estruturadas para definir, que por fim, irá direcionar os esforços da equipe, evitar a desordem e falta de foco, e aumentar a agilidade na execução das tarefas.
A ferramenta 5W2H transforma em ações práticas toda a análise, a formulação de estratégias idealizadas para o plano de ação e proporciona uma compreensão clara dos objetivos. Para isso, é preciso responder às seguintes perguntas:
- What (O quê?)
- Why (Por que?)
- Who (Quem?)
- How much (Quanto?)
- How (Como?)
- When (Quando?)
- Where (Onde?)
Ao criar um ciclo PDCA para um roadmap de projetos, tornará claro quem é responsável por cada tarefa e quais são as expectativas de desempenho ao atribuir a cada membro da equipe. Essa visão poderá ser disposta em um Gráfico de Gantt, posteriormente.
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Do (Fazer)
Em seguida, na fase Do (Fazer), as ações são executadas conforme projetada, com implementação de processos, treinamentos e capacitações. Garantindo que os recursos sejam alocados e que as tarefas sejam realizadas de acordo com o cronograma estabelecido.
É importante seguir o plano de ação, coletar dados relevantes, monitorar o progresso através dos KPI´s e incluir informações sobre tempos de execução, custos e qualidade. A documentação também está atrelada para que seja possível avaliar se os procedimentos foram cumpridos.
Check (Verificar)
Na etapa de Verificação (Check), a comparação entre expectativa e realidade é feita com base no estabelecido durante a fase de planejamento, para determinar as causas dos possíveis desvios e entender por que ocorreram.
Um checklist desempenha um papel fundamental na verificação do ciclo PDCA, fornece uma estrutura organizada e sistemática para acompanhar cada etapa e garante que todas sejam cuidadosamente planejadas, executadas, verificadas e ajustadas conforme necessidade.
Act (Agir)
Por fim, na parte de Agir (Act), com base na análise de resultados, são tomadas medidas corretivas e preventivas para ajuste dos processos, retificando problemas e aperfeiçoando a performance.
Além disso, são apontadas boas práticas que podem ser replicadas em outras áreas da organização. Mesmo se a estratégia deu certo, é provável que tenha algo a se melhorar, entrando novamente no ciclo.
7 benefícios do ciclo PDCA
Elaborar um ciclo PDCA traz uma série de vantagens significativas para o desenvolvimento das organizações. Ao adotar esse processo iterativo, é possível aperfeiçoar os processos, além de fidelização e aumento na produtividade da equipe, oferecendo mais resultados positivos à experiência do cliente.
Segundo o Gartner, quando um atendimento agrega valor aos produtos e serviços da empresa, existe uma chance de:
- 82% de reter o cliente
- 86% do cliente gastar mais com a empresa
- 97% do cliente divulgar a sua marca
Abaixo você pode verificar os 7 benefícios:
1. Melhoria contínua
Ao repetir o ciclo, as organizações podem identificar constantemente áreas de oportunidade e realizar melhorias ao longo do tempo.
2. Abordagem baseada em dados
O ciclo PDCA enfatiza a coleta e análise de dados em todas as etapas. Isso ajuda a tomar decisões mais informadas e baseadas em evidências, em vez de depender apenas da hipótese.
3. Redução de custos e desperdícios
Ao detectar e corrigir problemas, o ciclo PDCA pode ajudar a reduzir custos operacionais e minimizar o desperdício de recursos. Isso pode incluir a otimização de fluxos de trabalho, a eliminação de atividades desnecessárias e retrabalho.
4. Aumento da eficiência e produtividade
As demandas são entregues dentro da deadline proposta, o que impacta diretamente no resultado. A alta produtividade se torna um diferencial no mercado, garantindo a atração de talentos e a diminuição da rotatividade.
5. Foco na prevenção de problemas
Não se concentra apenas em corrigir problemas existentes, mas também em perceber a recorrência deles e prevenir complicações futuras.
6. Engajamento dos colaboradores
Ao promover uma cultura de melhoria contínua e a integração da equipe na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções, aumenta o engajamento no trabalho.
7. Maior satisfação do cliente
Ao melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e na entrega consistente, o ciclo PDCA pode levar a uma maior satisfação do cliente. Isso pode resultar em uma vantagem competitiva no mercado.
Exemplos do ciclo PDCA na prática
O ciclo PDCA não se limita a um único enfoque. Com características flexíveis, pode ser aprimorado e adaptado para diversos segmentos de negócios, desde a indústria manufatureira até serviços, saúde, educação e tecnologia.
Desenvolvimento de Software
No mercado de TI, onde a tecnologia e as demandas dos clientes estão em constante evolução, é importante sempre ter o overview nos processos para acompanhar as mudanças do mercado.
Exemplo:
- Planejar: Uma equipe de desenvolvimento de software estabelece metas para melhorar no desenvolvimento de código.
- Fazer: A equipe realiza novas práticas de codificação e revisão de código.
- Verificar: São feitas revisões periódicas para constatar possíveis erros ou áreas de melhoria.
- Agir: Com base nos resultados alcançados, a equipe ajusta as práticas de codificação e estabelece upgrades.
Atendimento ao Cliente
De acordo com a pesquisa do Capterra, 70% dos clientes brasileiros consideram que o serviço de atendimento ao cliente evoluiu, para melhor, entre 2020 e 2022.
Exemplo:
- Planejar: Um departamento de atendimento ao cliente define um plano para reduzir o tempo médio de espera dos clientes em chamadas de suporte.
- Fazer: São alocadas novas ferramentas de suporte e treinamentos para os funcionários.
- Verificar: São analisados os dados de atendimento ao cliente para avaliar se houve uma redução no tempo de espera.
- Agir: Com base na análise dos dados, são feitos ajustes adicionais nos processos de atendimento ao cliente, para melhorar o tempo de resposta.
Gestão de Projetos
A integração do ciclo PDCA com a gestão de projetos proporciona uma abordagem sistemática para o planejamento, execução e controle de iniciativas. Quando aplicados em conjunto, oferecem uma estrutura sólida para promover a qualidade operacional.
Exemplo:
- Planejar: Um time de gerenciamento de projetos define objetivos para diminuir atrasos na entrega de projetos.
- Fazer: São executadas novas ferramentas de colaboração e comunicação entre os membros da equipe.
- Verificar: São revisados regularmente os marcos do projeto e o progresso em relação ao cronograma.
- Agir: Com base na análise do progresso do projeto, são feitos ajustes no planejamento e na alocação de recursos para evitar atrasos futuros.
Qual é a importância da utilização do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é a bússola que guia sua empresa rumo à excelência contínua. Definir oportunidades de aprimoramento em seus processos, produtos e serviços, contribui para evolução do negócio.
Esse método oferece uma abordagem sistemática para planejar, executar, verificar e agir, permitindo identificar e corrigir problemas, otimizar recursos e alcançar melhores resultados.
Outro ponto importante é que o ciclo PDCA promove uma cultura de tomada de decisão baseada em dados. Ao incentivar a coleta e análise de dados para avaliar o desempenho e os resultados, o ciclo PDCA permite que as empresas tomem decisões mais informadas e fundamentadas, o que é essencial para o sucesso a longo prazo.
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