Imagine lidar com altos volumes de solicitações diárias, como instituições financeiras ou operadoras de telecomunicações. Antes da implementação de processos de automação do RPA, essas solicitações eram processadas manualmente, o que envolvia a leitura de e-mails, a categorização de pedidos, a atualização de dados e a resposta a consultas.
O estudo RPA na América Latina mostra que as três prioridades nas iniciativas de RPA são melhorar performance e escalabilidade, criar automações para mais áreas de negócio e melhorar a governança das automações.
Será que todos os tipos de tarefas podem ser automatizados por meio do RPA, ou é necessário avaliar e priorizar? A seguir, você verá os critérios para escolher e identificar quais processos devem ser automatizados e os benefícios dessa ferramenta.
Neste artigo você vai ver:
Como identificar processos ideais para automação
O RPA tem o potencial de transformar as operações das empresas. No entanto, nem todos os processos são candidatos ideais para automação. Aqui está como você pode identificá-los para ter um bom retorno sobre o investimento (ROI) e maximizar os benefícios dos processos de automação:
Repetitividade
Processos que envolvem tarefas repetitivas e padronizadas são as primeiras da lista. Quanto mais repetitiva a tarefa, maior o potencial de ganho com a automação.
A automação pode lidar com atividades como inserção de dados, geração de relatórios periódicos ou execução de operações semelhantes de forma consistente e sem fadiga, reduzindo a probabilidade de erros humanos.
Alto volume de dados
Os processos que lidam com grandes volumes de informações, como extrações, processamento de dados e preenchimento de formulários, podem usar ferramentas automatizadas para acelerar o trabalho e fornecer resultados mais rápidos e precisos.
Neste contexto, as notas fiscais são documentos que registram transações comerciais. Com o crescimento das atividades econômicas e a complexidade dos sistemas tributários, a quantidade de dados gerados e processados por essas notas também aumentou.
Se um alto volume de notas fiscais é manuseado diariamente, o sistema precisa ser capaz de processar, armazenar e acessar essas informações rapidamente, sem comprometer a precisão e a integridade dos dados, demonstrando-se um processo ideal para automação com RPA.
Interdependência entre processos
Em atividades que envolvem sequências de ações ou séries que devem ser realizadas sempre na mesma ordem, processos de automação podem assegurar que todas as etapas sejam seguidas corretamente, sem interferências.
Considere o cenário em que a empresa utiliza o CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar seus leads. Inicialmente, o departamento de marketing é responsável por gerar e qualificar leads com base em uma série de critérios, classificado como MQL (Marketing Qualified Lead).
Uma vez que um lead é identificado, o sistema CRM pode ser configurado para fazer a transição automática desse lead para a próxima fase do processo, que é o status de SQL (Sales Qualified Lead).
Essa transição automática ocorre sem a necessidade de intervenção manual, garantindo que o lead seja imediatamente encaminhado para a equipe de vendas com todas as informações relevantes já preenchidas.
A interdependência entre os processos de marketing e vendas, neste caso, permite uma transição fluida, minimizando o tempo de resposta e maximizando as chances de conversão.
Tempo de ciclo longo
Os processos de automação podem reduzir o tempo necessário na execução de tarefas que levam um tempo considerável para serem concluídas. A revisão de documentos pode ser acelerada com ferramentas automatizadas de processamento de texto e análise.
No Lyncas Talks, com o tema ‘No Hype da IA: Onde fica o RPA?‘, o convidado Rodrigo Gomes, Gerente Comercial de Soluções na Selbetti apresentou um exemplo real sobre processos de automação com RPA.
Há lugar e hora para imprevistos acontecerem sem que sejam controlados. Pense em uma organização que digitalizou 45.000 documentos, incluindo notas fiscais, utilizando códigos de barras para organizá-los automaticamente.
No entanto, devido à sujeira no vidro do scanner, muitos dos códigos de barras ficaram ilegíveis. A solução tradicional para esse problema seria buscar todos os 45.000 documentos físicos, que estavam armazenados e redigitalizá-los.
No entanto, optaram pelo RPA e Inteligência Artificial (IA) para resolver o problema rapidamente. Primeiro, o RPA foi usado para automatizar a leitura do diretório contendo os 45.000 documentos digitalizados. Mesmo com os códigos de barras ilegíveis, o RPA conseguiu extrair o texto de cada documento.
Depois, a IA entrou em ação para identificar os números legíveis nas notas fiscais. Com as informações, a IA organizou os documentos com base nos números das notas fiscais e integrou esses dados com outros sistemas para o arquivamento correto.
O resultado de todo esse trabalho? Em menos de um final de semana, a IA e o RPA conseguiram organizar os 45.000 documentos, um trabalho que manualmente levaria de duas a três semanas, ou até mais.
Requisitos de precisão e consistência
Com informações inseridas, calculadas ou manipuladas, a automação de processos assegura que os resultados sejam precisos e livres de variações humanas.
Os incidentes podem gerar grandes consequências, e com o RPA, as tarefas podem ser realizadas de acordo com especificações exatas e com menos variabilidade, melhorando a qualidade geral do trabalho.
Na gestão de benefícios, como folhas de pagamentos, a precisão está presente para que os salários sejam calculados corretamente. Caso contrário, pode resultar em erros que afetam diretamente os colaboradores, gerando insatisfação e possíveis complicações legais.
Alto potencial de erro
Se um processo é suscetível a erros humanos, como a inserção ou cálculo incorreto de dados, os processos de automação podem minimizar esses desvios.
Na área financeira, por exemplo, processos bancários com gestão de informações e transações podem ser automatizados para reduzir os riscos que podem levar a problemas de conformidade, perdas financeiras e danos na satisfação do cliente.
Custo-benefício
Avalie o custo da automação em relação aos benefícios que ela pode trazer para a sua empresa. Os processos de automação devem justificar seu custo inicial com economias operacionais a longo prazo.
Se o processo é caro devido ao tempo e recursos humanos envolvidos, e se a automação pode reduzir esses custos, ele é um bom candidato para que os produtos ou serviços atendam aos padrões estabelecidos com maior consistência.
Feedback dos colaboradores
Os colaboradores que executam os processos diariamente têm uma perspectiva sobre quais tarefas são mais cansativas ou propensas a erros. Coletar feedback pode ajudar a identificar quais processos são mais difíceis de gerenciar e onde a automação poderia ter o maior impacto positivo.
Benefícios de processos de automação com RPA
De acordo com o estudo RPA na América Latina mencionada anteriormente, o principal objetivo das iniciativas de RPA é liberar as pessoas para atividades mais estratégicas (50%) e obter maior produtividade (26%). Veja outros benefícios que os processos de automação podem proporcionar:
Execução rápida
Bots de RPA podem executar tarefas a uma velocidade muito maior do que os humanos. Eles podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem necessidade de pausas e pode processar centenas de transações em minutos, algo que levaria horas ou até dias.
No Lyncas Talks sobre RPA, comentei que, dependendo do crescimento e do volume das interações, não dá mais para imaginar a ausência de um RPA em certas situações. Não faz sentido visualizar um grupo de pessoas realizando as mesmas tarefas repetidamente, todos os dias do ano, por vários anos seguidos. Antes, utilizávamos macros, depois surgiu o RPA, e agora estamos na era da IA generativa. Há uma relação de complementaridade e sobreposição entre essas tecnologias, e precisamos extrair o melhor de cada uma.
Redução de erros
Ao seguir scripts e regras pré definidas com precisão, minimizam a incidência de erros humanos que podem ocorrer devido à fadiga, distração ou falta de atenção.
Esse nível de precisão é usado para tarefas que envolvem entrada de dados e cálculos financeiros, onde o menor erro pode ter grandes repercussões.
Os bots também são capazes de realizar validações e verificações em tempo real, assim os dados estão corretos antes de serem processados ou armazenados.
Custos operacionais menores
A redução de custos operacionais é outro aspecto positivo dos processos de automação. Embora haja um investimento inicial para implementar RPA, a longo prazo, a economia com a mão de obra é notável.
Bots podem substituir a necessidade de funcionários dedicados a tarefas repetitivas, permitindo à empresa alocar esses recursos em funções mais estratégicas.
Maior escalabilidade
Bots são ajustados para lidar com aumentos ou diminuições no volume de trabalho, como em períodos de alta demanda ou sazonalidade, adaptação a mudanças no mercado e no ambiente de negócios.
Melhoria na conformidade e auditoria
Com a execução de processos padronizados e registrados, as empresas podem garantir que as operações estejam alinhadas com as políticas e regulamentos estabelecidos.
A criação de trilhas de auditoria precisas permite uma supervisão mais concreta, facilita a conformidade com normas e regulamentos, e fornece segurança adicional contra acessos não autorizados.
Aumento da satisfação do cliente
Processos mais rápidos resultam em respostas mais ágeis para clientes, como na resolução de problemas ou no processamento de pedidos. Menos erros também significam menos problemas para os clientes resolverem, contribuindo para uma experiência geral mais positiva e satisfatória.
Capacidade de foco em atividades estratégicas
A liberação de profissionais nas tarefas repetitivas permite que eles se concentrem em funções que exigem criatividade e inovação, como o desenvolvimento de estratégias e análise de mercado.
Exemplos de processos comumente automatizados
Os processo de automação com RPA podem abranger ferramentas e áreas de interesse, incluindo:
Automação de processos de atendimento ao cliente
Uma empresa de e-commerce recebe centenas de solicitações de suporte ao cliente diariamente. Essas solicitações variam desde perguntas sobre o status de pedidos até problemas com produtos.
Sistema de chatbots:
- Descrição: a empresa implementa um chatbot integrado ao seu site e aplicativo de atendimento ao cliente.
- Funcionamento: o chatbot é programado para responder automaticamente a perguntas frequentes, como “Qual é o status do meu pedido?” ou “Como faço para devolver um produto?”.
Benefícios:
- Redução do tempo de resolução: respostas instantâneas para perguntas comuns, reduzindo a necessidade de atendimento humano.
- Economia de recursos: menos demanda sobre a equipe de suporte, permitindo que eles se concentrem em problemas mais complexos.
- Disponibilidade: atendimento ao cliente 24/7, sem interrupções.
Automação de processos financeiros – processamento de faturas
Uma empresa com diversos fornecedores e uma grande quantidade de faturas a serem processadas mensalmente enfrenta desafios com o tempo e a precisão na contabilidade.
Funcionamento:
- Recepção de faturas: as faturas recebidas por e-mail são automaticamente extraídas e digitalizadas pelo sistema OCR.
- Verificação e classificação: o sistema verifica as faturas com base em regras predefinidas (por exemplo, correspondência com pedidos de compra e contratos), classificando-as conforme o tipo e centro de custo.
- Aprovação: as faturas são enviadas automaticamente para aprovação pelos responsáveis, seguindo um fluxo de trabalho pré-estabelecido.
- Pagamento: após a aprovação, o sistema agenda os pagamentos e realiza a transação automaticamente ou gera os arquivos necessários para a equipe de contas a pagar processar.
Benefícios:
- Precisão: redução de erros humanos na inserção e verificação de dados.
- Eficiência: processamento mais rápido das faturas e dos pagamentos, com menos intervenção manual.
- Compliance: melhoria no controle e na conformidade com políticas internas e regulamentações fiscais.
Critérios para escolher processos para RPA
Cada etapa explica os critérios para uma implementação bem-sucedida dos processos de automação com RPA na sua empresa, cobrindo desde a avaliação inicial até a expansão contínua e a melhoria dos processos automatizados. Confira abaixo:
Defina a cadeia de valor
A cadeia de valor é um conjunto de atividades que a empresa realiza para criar e entregar um produto ou serviço aos clientes. Conhecê-la ajuda a identificar quais processos têm maior potencial para automação e onde a RPA pode gerar mais benefícios.
- Mapeie as etapas: identifique todas as atividades e processos que compõem a entrega e determine quais são as etapas para a criação de valor.
- Visualize a cadeia: use diagramas ou fluxogramas para representar visualmente a sequência de atividades e suas interações.
Estabeleça os pesos das prioridades de negócio
Definir pesos das prioridades de negócios é atribuir importância relativa a diferentes processos ou áreas de trabalho com base em como eles contribuem para os objetivos da empresa.
- Liste os processos: faça um mapeamento dos processos existentes na empresa.
- Avalie a importância: considere fatores como impacto financeiro, impacto no cliente, e frequência de execução para cada processo.
- Atribua pesos: classifique e dê notas ou pesos, como complexidade, impacto de erro no processo, frequência do processo (horas manuais), moral dos colaboradores e satisfação do cliente.
Realize análise de riscos e priorização
Esta análise envolve avaliar como os processos funcionam atualmente, identificar riscos e lacunas, e determinar quais deles devem ser automatizados primeiro.
- Análise de processo: documente como cada etapa é executada atualmente. Identifique as que são repetitivas, demoradas ou propensas a erros.
- Análise de risco: avalie os riscos associados a cada processo, como riscos de compliance, falhas operacionais ou problemas de qualidade.
- Identificação de gaps: descubra lacunas ou áreas onde o processo atual não atende às necessidades ou padrões desejados.
- Priorização: classifique os processos com base em critérios como potencial de melhoria, complexidade de automação e impacto geral.
Acompanhe os gráficos
Gráficos e métricas ajudam a monitorar o desempenho e os resultados da automação. Acompanhando esses gráficos, você pode ajustar e otimizar continuamente a automação, garantindo que ela continue a atender às necessidades do negócio.
- Gráfico de oportunidades de processos: identifique e visualize quais processos têm mais potencial para automação.
- Gráfico de Pareto: verifique quais problemas ou falhas são mais frequentes, ajudando a priorizar áreas de foco.
- Gráfico de ROI (Retorno sobre Investimento): calcule o retorno financeiro da automação, comparando os custos com os benefícios obtidos.
- Gráfico de FTE (Full-Time Equivalent): meça a economia de trabalho em termos de horas de trabalho economizadas com a automação.
Não é necessário separar todas essas informações em diferentes locais. Faça o download da matriz de priorização de processos e determine qual demanda é a mais importante no momento para os processos de automação com RPA.
