Kanban: ferramenta para visualizar e organizar

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O Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho, originada no Japão como parte do Sistema Toyota de Produção (TPS), desenvolvido na década de 1940. 

A metodologia foi criada em resposta às necessidades da empresa em um contexto de recursos limitados e busca por melhorias contínuas, estabelecendo práticas que visam reduzir desperdícios e otimizar o fluxo de trabalho.

Baseia-se em um sistema de cartões, ou ‘kanbans’, que representam atividades a serem realizadas. Os principais objetivos do Kanban incluem a visualização do trabalho, facilitando a compreensão do fluxo de tarefas por meio de um quadro, onde cada coluna representa um estágio do processo.

Segundo a pesquisa Tecnologia Bancária 2024, para promover o crescimento da estrutura ágil em todas as áreas de negócio, as instituições financeiras aumentaram o número de colaboradores e, de 2022 a 2023, o investimento em treinamentos para a formação de times ágeis subiu 14%.

Ao adotar uma abordagem mais ágil para trazer inovações incrementais e novos produtos/serviços ao mercado, as empresas podem atender às necessidades em evolução dos clientes de forma oportuna e aumentar a vantagem competitiva.

Neste artigo, entenda onde essa metodologia ágil pode ser aplicada, quais são os tipos de Kanban e como implementá-la. Confira!

Princípios básicos do Kanban

O livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”, escrito por David J. Anderson, explora a metodologia Kanban, que se tornou uma referência para o gerenciamento de projetos em ambientes tecnológicos. 

Nele, é discutida a história do Kanban, suas origens no sistema de produção da Toyota e como a metodologia foi adaptada para o desenvolvimento de software.

Visualização do trabalho

O livro também destaca a importância de visualizar o trabalho, uma das características do Kanban, apresentando técnicas para criar um quadro que ajude as equipes a identificar gargalos e priorizar tarefas. Essa prática traz transparência ao processo e favorece uma boa comunicação entre os membros da equipe.

No método, cada tarefa é representada por um cartão que se move através de diferentes colunas, simbolizando as etapas do processo, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. 

Limitação do trabalho em progresso (WIP)

Ao estabelecer um limite para o número de tarefas em andamento ao mesmo tempo, as equipes se concentram em concluir as atividades antes de iniciar novas. 

O objetivo é que os membros da equipe possam dedicar mais atenção a cada uma delas, resultando em um aumento significativo na eficiência e redução do tempo de entrega.

Além disso, essa abordagem melhora a qualidade do trabalho, uma vez que, com menos tarefas em progresso, é mais fácil manter o foco com menos chances de erros.

Por exemplo, trabalhar no máximo três tarefas ao mesmo tempo, ajuda a evitar que os desenvolvedores se sintam sobrecarregados. Dessa forma, mantém um fluxo contínuo de trabalho e permite que, enquanto uma tarefa está em espera, outra possa ser puxada para o desenvolvimento.

Gestão do fluxo

A gestão do fluxo é discutida em detalhes, com abordagens para monitorar e garantir que as tarefas se movam de maneira contínua. Além disso, no livro, os autores falam sobre a importância de métricas para medir a eficácia do Kanban e promover a melhoria contínua, incentivando uma cultura de feedback e adaptação.

Benefícios da implementação do Kanban

O estudo da Organize Agile revelou que, para 83% dos entrevistados, o principal benefício do Kanban é a capacidade de melhorar a flexibilidade em um ambiente em rápida mudança

Além disso, a implementação do Kanban oferece outros benefícios que podem impactar uma equipe ou organização. Aqui estão alguns dos principais:

Flexibilidade

Permite adaptações rápidas às mudanças nas prioridades ou na carga de trabalho, tornando a gestão mais ágil.

Personalização

É uma ferramenta adaptável para diferentes contextos, permitindo personalizar o fluxo de trabalho de acordo com cada situação ou atividade da empresa. 

Colaboração aumentada

O Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe, já que todos têm acesso à mesma visão do trabalho.

Identificação de problemas

Com a visualização clara dos fluxos, é mais fácil identificar e resolver problemas rapidamente, contribuindo para a eficiência operacional.

Adoção gradual

A implementação do Kanban pode ser feita de forma incremental, permitindo que as equipes ajustem suas práticas sem a necessidade de uma transformação radical.

Entrega contínua

Diferente do Scrum, que trabalha com sprints de duração fixa, no Kanban há um backlog geral, e as tarefas são puxadas conforme a prioridade, sem prazos rígidos. 

Isso traz flexibilidade, permitindo que a equipe se adapte a alguma nova prioridade, especialmente em ambientes onde regulamentados, como os do Banco Central, Aneel e Anatel, podem exigir uma resposta rápida.

Adaptação ao ambiente

Com a popularização do home office, as equipes têm utilizado ferramentas como Azure, Jira e Trello para manter essa visualização; no entanto, no ambiente presencial, o quadro branco continua sendo uma excelente opção.

Onde a metodologia pode ser aplicada?

Os três principais aspectos que têm uma relação direta com a metodologia ágil são as equipes, os projetos e as organizações, cada um com suas particularidades.

Em relação às equipes, elas possuem diferentes conjuntos de habilidades e níveis de experiência. O Kanban lida bem com essa diversidade ao visualizar a sequência de tarefas e permitir ajustes com base nas capacidades da equipe, promovendo um equilíbrio entre a quantidade de trabalho e a capacidade de entrega. 

No caso dos projetos, possuem diferentes orçamentos, cronogramas, escopos e perfis de risco. A ferramenta é útil para lidar com essas variações, pois permite uma abordagem de entrega contínua e adaptável às mudanças. 

Por fim, as organizações possuem mercados-alvo diferentes. O Kanban otimiza a cadeia de valor ao tornar os processos mais transparentes e eficientes. Ele se adapta às necessidades específicas da organização, garantindo a entrega de valor contínua e o alinhamento com os objetivos estratégicos.

Os exemplos abaixo mostram como a metodologia Kanban pode utilizada em diferentes setores:

Desenvolvimento de software

No desenvolvimento ágil, equipes podem usar quadros Kanban para visualizar tarefas como desenvolvimento, testes e implementação. Cada coluna do quadro representa uma fase do processo (por exemplo, “Acompanhamento”, “Backlog”, “Sprint Backlog”, “Arquitetura”, “Em execução”, “Code review”, “Pronto para QA”, “Liberado”). 

Serviços de atendimento ao cliente

Em um departamento de atendimento, Kanban pode ser usado para gerenciar tickets de suporte. Cada ticket passa por várias etapas (recebido, em análise, resolvido) e pode ser movido de uma coluna para outra conforme avança. 

Marketing

Equipes de marketing podem usar Kanban para gerenciar campanhas publicitárias e conteúdos. Um quadro pode ter colunas como “Ideias”, “Em Desenvolvimento”, “Aprovação” e “Publicado”.

Recursos humanos

No recrutamento, pode ser utilizado para visualizar o progresso de candidatos em diferentes etapas do processo (candidaturas recebidas, entrevistas, ofertas, contratação). 

Saúde

Em ambientes de saúde, o Kanban pode ser aplicado na gestão de fluxos de pacientes e processos administrativos. Um quadro pode ajudar a monitorar o status de pacientes (consulta, exames, tratamento), agilizar o tempo de atendimento e reduzir filas.

Outro exemplo são as pulseiras de identificação por cor para classificar a gravidade do estado de saúde dos pacientes, permitindo a triagem e priorização do atendimento. Conhecido como Classificação de Manchester, a metodologia é amplamente usada em emergências hospitalares.

Quais são os tipos de Kanban?

No Kanban de produção, o foco está em visualizar cada etapa do processo de fabricação, desde o recebimento de materiais até a montagem final e inspeção do produto acabado. 

Ele está diretamente ligado aos princípios Lean, que buscam reduzir perdas como superprodução, excesso de inventário ou defeitos e maximizar valor para o cliente.

No desenvolvimento de software, o quadro Kanban visualiza as fases como requisitos, design, desenvolvimento, testes e entrega. As equipes recebem feedback constante dos testes, dos clientes e das partes interessadas, o que permite ajustes rápidos nas funcionalidades e melhorias contínuas.

Aqui, a mentalidade Lean busca eliminar desperdícios como esforço em funcionalidades desnecessárias, refatorações frequentes ou tempo de espera longo entre as fases de desenvolvimento. O objetivo é entregar valor mais rápido e com menos desperdício.

O Kanban de produção foca no fluxo de materiais e produtos físicos, enquanto o Kanban de desenvolvimento é voltado para o fluxo de trabalho de criação e entrega de software. Mas, ambos compartilham os mesmos princípios de visualização, limitação de trabalho em progresso, fluxo contínuo, feedback rápido e eliminação de desperdício.

Por outro lado, o Kanban de Movimentação visa gerenciar a movimentação de materiais entre diferentes etapas do processo de produção ou entre áreas da empresa, sinalizando a necessidade de reposição em tempo real. 

Os cartões de movimentação especificam a origem, destino e quantidade a ser movimentada, enquanto um sistema visual mostra as etapas pelas quais os materiais passam, facilitando a identificação de gargalos. 

Como implementar o Kanban na sua empresa?

Para implementar o Kanban, analise a natureza dos projetos e a maturidade da equipe. É fundamental que o time tenha autonomia para se organizar e distribuir as tarefas de forma eficiente. 

Em equipes mais maduras, isso acontece naturalmente, com membros se comunicando e ajustando responsabilidades no quadro do Kanban. Já em equipes menos experientes, pode haver confusão, como duas pessoas pegando a mesma tarefa, o que gera retrabalho.

Cada equipe deve adaptar a metodologia ao seu contexto específico, encontrando a combinação que melhor atende às suas necessidades e como fará com que o trabalho dê um start e o processo funcione.

No final, tanto o Kanban quanto o Scrum, junto com práticas do Lean Change Management 3.0, oferecem um arsenal de ferramentas que, quando usadas em conjunto, podem melhorar significativamente a eficiência e a motivação da equipe. 

Importante ressaltar que  o Kanban pode ser desafiador em termos de estimativas, já que não há um prazo fixo. Por isso, a combinação com o Scrum é benéfica, onde ajuda a estabelecer prazos e estimativas que o Kanban não tem. 

Descubra mais no artigo Scrumban: a combinação de metodologias ágeis.

Fulvio Cunha

Fulvio Cunha

Com formação em Análise de Sistemas e Tecnologias da Informação, complementada por um MBA em Gestão de Projetos e certificação PSM I pela Scrum.org, sua trajetória profissional começou como analista e desenvolvedor de software (2007-2019). Desde então, migrou para a gestão de projetos e liderança de squads ágeis, posição que atualmente ocupa na Lyncas, sempre impulsionando a inovação e a eficiência por meio de práticas ágeis.

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