A gestão de processos abrange uma série de tarefas diárias que, quando realizadas em conjunto, constituem o funcionamento operacional da empresa. Essas atividades são rotineiras e padronizadas, visando a produção consistente de produtos ou serviços para um cliente ou mercado específico, com reprodução sistemática.
Já a gestão de projetos leva em consideração uma exclusividade,ou seja, possui um planejamento específico. De acordo com o Project Management Institute (PMI), 69% dos projetos que seguem um gerenciamento detalhado atingem seus objetivos originais e metas comerciais, o que destaca a importância de uma abordagem personalizada para cada organização.
Apesar de serem comumente confundidos, pois ambos são ações que constroem a rotina e o funcionamento de uma organização, existe uma boa diferença entre os dois conceitos. Contudo, um não anda sem o outro.
Em conjunto, eles apoiam o trabalho e a missão da equipe, não importando o setor ou o tamanho da empresa. Saber a diferença entre a gestão de processos e projetos é essencial para não prejudicar sua empresa e alcançar o sucesso.
Neste artigo você vai ver:
O que é um processo?
Um processo é um procedimento, já estabelecido, que se divide em fases e é realizado repetidamente para atender a objetivos específicos.
Os processos têm início, meio e fim e estão presentes em muitas das operações realizadas no dia a dia. Podemos citar como exemplo a contratação de um novo funcionário ou as etapas percorridas na efetivação de uma venda online.
O que é a gestão de processos?
O gerenciamento de processos no ambiente operacional é o conjunto de ferramentas que as empresas usam para atingir os níveis de otimização e desempenho de que necessitam. O gerenciamento moderno de processos de negócios é extremamente focado em governança, agilidade organizacional, risco e conformidade.
O que é um projeto?
Um projeto é caracterizado por um esforço temporário destinado a desenvolver um produto, serviço ou objetivo singular, com recursos delimitados.
Pode ser definido como um projeto um objetivo único, que pode abranger diferentes esferas da sociedade, seja social, cultural, empresarial, pessoal e até mesmo de pesquisa. Possui como intuito melhorar um processo ou criar resultados únicos.
O que é a gestão de projetos?
Em termos concretos, a Gestão de Projetos é considerada a dedicação para realização de uma demanda específica.O gerente de projetos é responsável por envolver a equipe e atribuir suas tarefas, controlando os recursos e direcionando sua execução para atingir os objetivos e prazos definidos.
São características de um projeto
- Início e fim definidos;
- Gerar um resultado único;
- Desenvolvido gradualmente;
- Interligado a mais etapas do processo;
- Escopo definido;
- Tem delimitação de recursos.
São características de um processo:
- Gerar resultados constantes e padronizados;
- Ser constante e reprodutível;
- Alinhar-se ao modo como a organização opera;
- Entregar valor;
- Reduzir custos;
- Usar o tempo de forma mais eficiente.
Como funciona a gestão de processos?
A gestão de processos é uma prática fundamental para as organizações que procuram melhorar seus objetivos estratégicos. Ao adotar uma análise focada em identificação de processos, mapeamento e análise, remodelagem, implementação e monitoramento, as empresas podem otimizar suas operações e garantir a entrega consistente de valor aos clientes.
Para entender como funciona a gestão de processos, é essencial explorar seus principais aspectos abaixo:
Identificação de processos
Distinguir todos processos importantes para a produção de produtos ou serviços é fundamental para a gestão de processos aumentando a produtividade e economizando recursos.
Mapeamento e análise
Detalhar os processos por meio de fluxogramas e avaliar sua eficiência e identificar pontos de melhorias. Os fluxogramas são ferramentas que fornecem uma representação visual clara das etapas envolvidas, facilitando a análise e compreensão das interações e fluxos de trabalho.
Remodelagem
Revisar as etapas do fluxo de trabalho, instaurando práticas mais eficientes e eliminando atividades desnecessárias.
Implementação
Implementar as mudanças gradualmente permite que a organização se adapte de forma controlada. Iniciando com a comunicação das alterações do processo, seguindo com treinamento e acompanhamento para esclarecer as dúvidas e por fim pelo monitoramento da adoção de novas tecnologias.
Monitoramento e melhoria contínua
Monitorar o desempenho dos processos usando indicadores-chave de desempenho (KPIs) e ajustar continuamente os processos para garantir que atendam às necessidades e objetivos da organização.
Como funciona a gestão de projetos?
A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar e supervisionar projetos de forma eficaz, garantindo que sejam concluídos dentro do prazo, do orçamento e dos requisitos definidos.
Para entender como essa disciplina funciona, é importante explorar seus principais aspectos:
Início
A primeira etapa visa transformar uma ideia abstrata em um projeto. É o momento de expor as propostas e sugerir soluções para o problema. Para isso, alguns parâmetros como objetivos, orçamento e prazo podem ser seguidos.
Planejamento
Nesta etapa, serão delineadas as principais tarefas e elaborado um cronograma detalhado estabelecendo os objetivos de cada fase e o plano de comunicação entre a equipe. Também é essencial desenvolver um plano de mitigação de riscos, com as estratégias necessárias para minimizá-los.
Execução
Na etapa de execução, com os workflows estabelecidos, o gerente do projeto deve orientar o trabalho, monitorando o andamento da equipe e colaborando para o seu bom desenvolvimento.
Supervisão
Apesar de listado como uma etapa, a supervisão e o controle do projeto devem ser realizados paralelamente à sua execução.
O gerente de projeto deve acompanhar o esforço e os recursos usados, para mantê-los dentro do orçamento e prazo, para que possam alcançar a meta.
Fechamento
A fase final do projeto indica o seu fim. Geralmente culmina com uma reunião formal de repasse do sistema e da documentação gerada. Também há uma reunião interna, na qual, são analisados os sucessos e fracassos, otimizando assim os projetos futuros.
Qual é a importância e benefícios da gestão de processos?
A gestão de processos desempenha um papel fundamental nas empresas, atuando diretamente na sua competitividade no mercado. Quando uma empresa consegue organizar seus processos de maneira eficaz, abre-se uma oportunidade de identificar e implementar melhorias que aumentem sua eficiência.
Empresas, que possuem o desenvolvimento de softwares internos e adotam a gestão de processos, conseguem perceber uma redução no tempo e custo de desenvolvimento, além de uma elevação na qualidade dos produtos.
Isso não só padroniza os processos e a qualidade das entregas para o cliente, como também aumenta a produtividade da equipe. Ao diminuir o tempo necessário para o desenvolvimento de software, a quantidade e a qualidade das entregas podem aumentar.
É importante destacar que a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa e a satisfação do cliente estão intrinsecamente ligadas à gestão de processos.
Um estudo da ABPMP (Association Business Process Management Professionals) revela que 67% das empresas que fazem gestão de processos aumentam a produtividade e sentem melhoria de percepção de valor pelos clientes.
Uma empresa que valoriza esse aspecto é capaz de aprimorar seus fluxos de trabalho, aumentar seus lucros e tomar decisões com base em informações precisas e ágeis.
Veja abaixo alguns dos benefícios principais que a gestão de processos pode trazer para a sua empresa
Benefícios
Os processos podem fornecer os seguintes benefícios para o setor corporativo:
- Fornece controle superior de resultados;
- Oferece uma visão melhor dos funcionários;
- Facilita a identificação de gargalos;
- Define um fluxo de trabalho claro e estruturado;
- Guia suas ações com base em dados.
Qual é a importância e benefícios da gestão de projetos?
Segundo UpWork, cerca de 65% dos projetos falham. A ProofHub afirma que os três maiores motivos para o fracasso do projeto são: mudanças nas prioridades organizacionais, mudanças nos objetivos do projeto e coleta imprecisa de requisitos.
Sendo assim, a gestão de projetos é uma ferramenta essencial para empresas que buscam alcançar seus objetivos estratégicos de forma eficiente e eficaz. Por meio dela, será possível alinhar as iniciativas com as metas estratégicas, garantindo que cada projeto contribua para o sucesso geral da organização.
Ainda segundo a ProofHub, é possível economizar cerca de 468 horas por ano do trabalho dos colaboradores por meio do gerenciamento dos projetos. Isso porque estabelece-se o modelo padrão de andamento dos mesmos, desde a ideação até a implantação.
Tendo uma ferramenta de gerenciamento como aliada, todo o processo fluirá com mais tranquilidade e os colaboradores podem identificar facilmente a prioridade da entrega. O resultado é uma diminuição dos riscos atrelados a atrasos no projeto e exceder o orçamento planejado.
Aqui estão alguns dos benefícios proporcionados pela gestão de projetos:
Quais são os benefícios da gestão de projetos?
A gestão de projetos têm alguns benefícios, como:
- Dispor de um orçamento pré-definido, sem alterações de custo;
- Otimizar o trabalho em equipe;
- Ter claro quais resultados esperados;
- Cronograma estabelecido com prazo de entrega.
Como melhorar a gestão de processos?
À medida que uma empresa cresce, a gestão de processos se torna mais complexa: há uma intensa troca de dados entre departamentos, as expectativas dos clientes se diversificam e suas interações com a organização aumentam. Portanto, é importante tomar algumas medidas que contribuam para a otimização dos processos.
1. Mapeamento
Documentar o processo melhora visualmente sua compreensão e fornece uma visão macro. Uma boa prática, para a fluidez da gestão de processos, é criar um fluxograma detalhando as etapas e subetapas, isso facilita não apenas o entendimento, como também a comunicação das fases do processo.
2. Análise
Outro ponto importante na gestão de processos é identificar etapas que geram maior ruído na comunicação. Para isso, converse com os colaboradores envolvidos para entender as limitações que enfrentam e coletar suas sugestões de melhoria. Da mesma forma, é importante buscar a causa raiz do problema para corrigi-lo de maneira eficaz.
3. Redesenho
Uma vez identificados os problemas, as soluções mais adequadas devem ser estabelecidas. Aqui, é fundamental analisar a experiência do cliente, para que as mudanças não o afetem de forma negativa.
Observe que é importante considerar os recursos adicionais que serão necessários para implementar as mudanças.
4. Implementação
A primeira etapa da implementação é a comunicação clara e a conscientização de toda a equipe sobre as mudanças que serão feitas no processo. Considere incluir treinamento e suporte contínuo para garantir que o novo processo está sendo seguido conforme estabelecido..
5. Revisão
Ao implementar alterações em um processo, é provável que surjam desafios imprevistos. Portanto, é fundamental monitorar as alterações para garantir que estejam funcionando conforme o planejado. Se houver um resultado inesperado, ele deve ser analisado e ajustado. A melhoria contínua dos processos deve ser sempre incentivada.
Como melhorar a gestão de projetos?
Melhorar a gestão de projetos é fundamental para garantir a eficiência, cumprimento de prazos e satisfação das partes interessadas. Aqui estão algumas estratégias e práticas recomendadas:
1. Defina as prioridades com um cronograma
As prioridades definidas fazem com que o time busque alcançar o objetivo estabelecido. Ao dividir um projeto em etapas menores, você transfere a sensação de conquista de realização para os colaboradores que estão à frente.
Também permite que o cliente acompanhe o avanço das entregas de forma mais consistente, gerando nele, o sentimento de satisfação. Vale lembrar que é importante estar ciente de que prioridades podem ser alteradas devido às necessidades do negócio, orçamento ou prazo de entrega.
2. Use um software de gestão de projetos
Um software de gestão de projetos permite manter uma maior organização e compartilhar com a equipe, em tempo real, todas as atualizações e informações. Isso favorece o trabalho em equipe, melhora a organização e a produtividade.
3. Pratique reuniões regulares
A realização de reuniões regulares, tanto com o cliente quanto com os desenvolvedores, permite a troca de ideias que podem contribuir significativamente para o projeto.
Além disso, essas reuniões ajudam a manter todos os membros da equipe focados em suas responsabilidades, garantindo uma comunicação clara e eficaz ao longo do processo de desenvolvimento.
4. Use habilidades comunicativas eficazes
O desenvolvimento de habilidades de comunicação é uma power skill essencial para qualquer líder, e para o gerente de projetos não é diferente. Uma postura empática pode mitigar diversos problemas de comunicação e contribuir para a delegação de tarefas.
5. Seja proativo
Ir além do planejado pode agregar valor ao projeto. Se você tiver uma boa ideia, pode considerar sugeri-la aos stakeholders e submeter à uma avaliação, de modo a não comprometer orçamento e prazo. Implementar novas ideias de forma excessivamente proativa pode causar problemas se não for devidamente analisada e integrada ao projeto.
6. Desenvolva continuamente habilidades de gerenciamento de projetos
Aprender com cada projeto e com os membros da equipe é fundamental para evoluir como gerente de projetos. Considere fazer uma reunião de lições aprendidas, também chamada de reunião retrospectiva. Elas ajudam a revisar o que funcionou bem, o que não funcionou e identificar áreas de melhorias em projetos futuros. É um bom momento para você exercer as habilidades que um gestor precisa como gestão de conflitos, visão sistêmica, colaboração eficaz, etc. Além disso, estar atualizado por meio da realização de cursos adicionais contribuirá para sua evolução como gestor.
Por que investir na gestão de processos e na gestão de projetos?
Gestão de Processos de Negócio é essencial para qualquer organização. Sem processos claros, bem definidos e controláveis, a empresa fica suscetível a erros e desculpas.
— Bruno Werlang
Werlang destaca que uma empresa que não investe na gestão de processos fica suscetível a erros e desculpas. De fato, isso impactará no crescimento e competitividade da organização.
Você já pode observar que com a gestão de processos poderá melhorar a eficiência das operações, diminuir os gargalos e trazer mais agilidade ao negócio.
Outro motivo que pode levá-lo a investir na gestão de processos é a redução de custo operacionais com mão de obra, materiais e tempo. Além disso, tornará a qualidade mais consistente, diante da padronização das atividades, garantindo uma entrega de alto nível e gerando a satisfação do cliente.
Stephen Covey afirma que “todas as coisas são criadas duas vezes: primeiro, mentalmente; depois, fisicamente. A chave para a criatividade é começar com o fim em mente, com uma visão e um esboço do resultado desejado”.
Ao longo do texto, você observou que a gestão de projetos está associada intimamente à estratégia do negócio. Uma pesquisa, realizada pelo Gartner, concluiu que, para 62% dos CEOs respondentes, o crescimento é a principal prioridade de negócios em 2024.
Sendo assim, começar com o fim em mente: gerar crescimento para o negócio; então, um ponto de partida é investir na gestão de projetos. Isso porque facilitará a implementação de novas ideias, acompanhar tendências como iOT, inteligência artificial e machine learning, com o objetivo de entregar para o negócio o aumento da produtividade, maior eficiência e também a lucratividade.
Unir as duas gestões é o melhor caminho?
Unir a gestão de processos com a gestão de projetos pode ser uma estratégia benéfica para a organização, visto que gera mais sinergia entre as áreas envolvidas.
Processos bem definidos fornecem uma base sólida para a execução dos projetos de inovação. Em contrapartida, os projetos contribuem na identificação de melhorias nos processos existentes.
Ao integrar a gestão de processos e projetos você aumentará a transparência e visibilidade sobre o andamento dos projetos e como eles impactam os processos operacionais da sua empresa. Além de permitir um melhor monitoramento e controle.
Portanto, com a gestão de processos, a operação estará aderente com o objetivo estratégico da organização: gerar crescimento. A gestão de projetos garantirá que o roadmap de projetos esteja alinhado à mesma meta, criando uma sinergia que irá impulsionar para o próximo nível o seu negócio.
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