Gestão de Projetos: saiba qual a importância e como aplicar

Primeiramente, para entender “gestão de projetos” é preciso saber o que é um “projeto”.

De acordo com a PMI (Project Management Institute), a definição de projeto mais popular é:

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”

Ou seja, um projeto é um esforço único, temporário e progressivo empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Dessa forma, um projeto tem início e fim determinados (é, portanto, temporário), e um objetivo final.

Além disso, os recursos de um projeto não são ilimitados e a gestão deles deve ser planejada previamente.

Neste artigo você vai ver:

Quais as características de um projeto?

A seguir, veja detalhadamente as principais características de um projeto:

É temporário e único

Um projeto não pode ser repetido continuamente, ele é um evento único e planejado. Por exemplo: se um engenheiro receber demandas de dois clientes diferentes para desenvolver empreendimentos com as mesmas características, não poderá oferecer o mesmo projeto para os dois.

Isso porque cada projeto terá membros, especificidades técnicas, locais de aplicação, disponibilidade de recursos e provavelmente datas de início e término diferentes.

Possui início, meio e fim definidos

Quando falamos que ele é temporário, isso não quer dizer que ele terá curto prazo, mas que há um início e um fim definidos, um prazo a ser respeitado.

Tem uma elaboração progressiva

Considerando o prazo de conclusão que tem que ser atingido, o projeto deve ser dividido em etapas, e não entregue de uma vez só. Geralmente, as entregas são compostas por tarefas que interagem entre si e dependem umas das outras.

Por exemplo, para construir uma casa, é preciso construir as fundações antes de levantar as paredes. São tarefas ou atividades progressivas que vão dando forma à entrega final.

Possui limitação de recursos

Os insumos para executar um projeto são limitados conforme o que consta no escopo do projeto. Para definir as linhas de base dos recursos (sejam eles humanos, financeiros ou materiais), é comum que se faça um levantamento de custos antes da execução, para garantir que a falta de algum recurso não inviabilize a entrega do projeto.

Tem objetivo claro e viável

Mais uma característica dos projetos é que eles são feitos com um objetivo claro e viável, isto é, possível de ser alcançado. É necessário esclarecer, porém, que ele não é uma meta, um desejo ou mesmo a visão de futuro de uma empresa: ele pode ser um caminho para alcançá-los.

Cada projeto é capaz de produzir um resultado único e o resultado de um projeto pode ser um produto ou um serviço. E não importa se esse projeto é grande ou pequeno, se dura anos ou dias, ele certamente passará pelas fases do Ciclo de Vida do Projeto.

Confira alguns exemplos para entender melhor o que é um projeto:

Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
Realizar uma pesquisa cujo resultado será divulgado;
Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura.

O que é e qual é a importância do Ciclo de Vida de um Projeto?

A expressão Ciclo de Vida de um Projeto tem origem do termo em inglês Project life cycle, e refere-se às etapas que um projeto deve ter para que possa ser executado de modo adequado.

A divisão do projeto em uma estrutura formada por fases que se complementam é importante porque agiliza o processo de gerenciamento. Essa divisão também permite determinar com mais segurança como alcançar os objetivos propostos.

Desse modo, torna-se mais fácil o trabalho do gestor na hora de conduzir as atividades das partes interessadas na conclusão do projeto.

Algumas das vantagens de determinar o ciclo de vida de um projeto são a organização e também a manutenção do foco da equipe em um objetivo previamente determinado.

O Ciclo de Vida do Projeto é constituído por cinco etapas:

1. Iniciação

É extremamente importante não menosprezar o momento que os especialistas chamam de início de um projeto. Nessa fase, o foco é delinear o caminho a ser percorrido, com a definição de necessidades, objetivos e estabelecimento dos ciclos menores de trabalho. Aqui nasce, efetivamente, o escopo do projeto.

2. Planejamento

Nessa etapa, falamos basicamente de organizar, estruturar e preparar a execução. É quando são coletadas todas as informações necessárias, determinadas as atividades e equipes, bem como os recursos e materiais necessários. Também fazem parte desse estágio a determinação do plano financeiro e do cronograma de desenvolvimento.

3. Execução

É quando chega a hora da “mão na massa”. O importante aqui é garantir que tudo funcione o mais próximo possível do planejado, afinal, sabemos que o projeto é um organismo vivo e que imprevistos fazem parte do processo. O olhar do gerenciamento do projeto estará voltado justamente a oferecer as melhores soluções aos desafios apresentados, buscando o maior engajamento dos envolvidos e a garantia dos resultados esperados em cada fase.

4. Monitoramento e controle

Não há projeto bem executado sem acompanhamento criterioso e controle, em um processo constante de análise. Isso é um fato. Estabelecer instrumentos nesse sentido é o que permite entender se está acontecendo o que foi previsto, a partir das métricas de resultados.

Um trabalho que envolve monitorar o desenrolar das atividades, a manutenção das previsões de orçamento e cronograma, bem como o acompanhamento de riscos, a preocupação com os bons níveis de comunicação e o comprometimento do time. Esse olhar panorâmico é o que está por trás das tomadas de decisões rápidas e assertivas, corrigindo rumos sempre que necessário.

5. Encerramento

Finalizar de maneira adequada um projeto é tão importante quanto qualquer uma das etapas anteriores. É o momento de avaliar, a partir do conjunto global do desenvolvimento, a efetiva realização da proposta, verificando se os objetivos foram atingidos. É interessante que isso tudo conste em um relatório final de entrega, no qual contenha, inclusive, a análise das causas dos eventuais problemas ocorridos durante a execução do projeto, bem como as lições aprendidas, para que tais problemas não se repitam no futuro.

Para que serve um projeto?

Ter um projeto é essencial em diferentes ocasiões, uma vez que torna mais simples a realização e concretização de ideias e planos.

Um projeto é capaz de organizar todas as etapas de qualquer empreendimento de forma racional e lógica, assim como fazer com que sejam evitados retrabalhos, e que se tenha prejuízos financeiros e atrasos em suas entregas. Isso porque, um projeto é capaz de prever – até certo ponto – quais serão os esforços necessários, os possíveis problemas de percurso, o que você precisará em termos de equipe, investimentos e infraestrutura. Assim, você fica mais preparado para realmente concretizar sua ideia e transformar seus planos em realidade.

Um projeto é um facilitador!

O que é Gestão de Projetos?

Agora que já sabemos o que é um projeto, vamos entender o que é a Gestão de Projetos!

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.

O papel da gestão do projeto é garantir a finalização do projeto dentro dos recursos estimados ou o mais próximo possível.

Essa gestão proporciona ordem ao processo, otimizando-o para que o empreendimento seja realizado no menor tempo possível, aproveitando todos os recursos disponíveis.

Isso inclui algumas ações, como:

Elaboração e detalhamento do escopo;
Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
Montagem do cronograma e registro dos custos;
Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Quais os benefícios da Gestão de Projetos e o que sua falta pode acarretar?

A gestão de projetos é também uma ferramenta que permite alcançar os objetivos com mais qualidade, reduzindo imprevistos e lidando melhor com os riscos.

Com um projeto bem construído, prazos são respeitados e, dificilmente, o gestor é surpreendido, pois preparou uma estratégia que considerou até mesmo os piores cenários.

Isso tudo resulta ainda em uma importante economia, pois os recursos financeiros são utilizados de maneira racional, sem desperdícios.

Ao aprender a fazer mais com menos, a empresa se torna mais produtiva e eficiente.

No fim das contas, contribui para uma maior competitividade, permitindo a ela enfrentar os desafios do mercado e crescer de forma saudável e sustentável.

Afinal, um projeto bem planejado e executado representa a oportunidade do negócio evoluir, mudando para melhor e se destacando dos demais.

Para entender melhor, vamos abordar alguns benefícios mais específicos relacionados a essa prática, e algumas consequências da ausência do gerenciamento de projetos.

12 Benefícios do Gerenciamento de Projetos

A gestão de projetos eficaz, da maneira certa, pode auxiliar indivíduos e organizações a:

Aumentarem suas chances de sucesso;
Cumprirem os objetivos do negócio;
Entregarem os produtos certos no momento certo;
Equilibrarem a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);
Gerenciarem melhor as mudanças;
Gerenciarem restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);
Identificarem, recuperarem ou eliminarem projetos com problemas;
Otimizarem o uso dos recursos organizacionais;
Resolverem problemas e questões;
Responderem a riscos em tempo hábil;
Satisfazerem as expectativas das partes interessadas; e
Fazerem melhores previsões (de necessidades, problemas, dificuldades, etc).

8 Consequências da ausência da Gestão de Projetos

Projetos mal gerenciados ou a ausência do gerenciamento de projetos podem resultar em:

Estouros de orçamento;
Expansão descontrolada do projeto;
Incapacidade de alcançar os objetivos para os quais o projeto foi empreendido;
Má qualidade;
Partes interessadas insatisfeitas;
Perda de reputação para a organização;
Prazos perdidos; e
Retrabalho.

Para se manterem competitivas na economia mundial e perpetuar no mercado, as organizações estão adotando a gestão de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo que elas:

Concorram com mais eficácia nos seus mercados;
Executem os projetos da maneira certa;
Respondam ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;
Sustentem a organização; e
Vinculem os resultados do projeto com os objetivos do negócio.

Quais as metodologias de Gestão de Projetos?

Uma metodologia de gestão de projetos é um sistema de princípios, técnicas e procedimentos usados em uma determinada disciplina. As principais metodologias diferem na sua organização estrutural, assim como requerem diferentes entregáveis, fluxos de trabalho e até o desenvolvimento de software de gestão de projetos.

Colocar em prática uma estratégia de gestão de projetos exige bastante dos seus responsáveis.

Por outro lado, a boa notícia é que não faltam metodologias que podem ser aplicadas aos mais variados cenários e objetivos.

Abaixo, listamos 8 delas.

1. Agile

O processo Agile Project Management é um método centrado no valor de gerenciamento de projetos que permite que os projetos sejam processados em pequenas fases ou ciclos.

A metodologia é extremamente flexível e os projetos que exibem características dinâmicas se beneficiarão desse processo, pois evidenciará que os gerentes de projetos que trabalham neste ambiente tratam metas como “sprints”. O objetivo é adaptar-se continuamente às mudanças abruptas do feedback do cliente.

É mais adequado para pequenos projetos de software constituídos por uma equipe altamente colaborativa ou um projeto que requeira iteração frequente.

2. Waterfall

A Metodologia Waterfall ou “Cascata”, por outro lado, é uma abordagem tradicional para a gestão de projetos e mais comumente usada nos setores de fabricação ou construção. Muitos especialistas acreditam que foi o primeiro modelo a ser adotado na engenharia de software.

O modelo funciona numa abordagem linear para o gerenciamento de projetos, sendo o projeto dividido em sequências com o lançamento de uma fase dependente da conclusão do precedente.

Este método consiste principalmente em 5 etapas:

Engenharia de Ideias.
Concepção do Sistema.
Implementação.
Testes e Validação.
Manutenção.

3. Scrum

O método Tradicional Waterfall revela um processo mais longo, onde o planejamento sozinho pode demorar alguns meses antes de passar para a próxima etapa – a concepção.

A fase de projeto também pode demorar alguns meses; o que poderia levar ao lançamento de um produto que poderia ser denominado obsoleto no mercado atual.

Com Scrum, no entanto, o planejamento é apenas o suficiente para iniciar o projeto, pois é baseado na estrutura Agile, que foi discutida anteriormente. É uma ótima maneira de evitar atrasos no lançamento do produto porque todo o processo se concentra na colaboração em equipe. O Scrum Master facilita as sessões de scrum (sprints) que ocorrem dentro de um período de 1-3 semanas. O resultado é um processo iterativo que economiza significativamente para a empresa muito tempo e dinheiro.

4. PRINCE2

O PRINCE2 é um acrônimo para Projetos em Ambientes Controlados; teve origem no Reino Unido e passou a ser aceito no Reino Unido como a melhor prática para gerenciamento de projetos graças à sua natureza muito flexível. Com o Prince2, as saídas são claramente definidas e há uma justificação de negócios para cada projeto.

Este método de gerenciamento de projetos também é caracterizado por produtos que são entregues a tempo e bem dentro das estimativas de custo. Os papéis são predeterminados antes do lançamento do projeto e todos os membros do projeto estão bem cientes de suas responsabilidades para a execução bem-sucedida do projeto.

5. PERT

PERT significa Project Evaluation Review Technique (Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos); em uma publicação anterior, afirmamos que, na maioria das vezes, ele combina com o Critical Path Method (Método do Caminho Crítico).

Este método de gestão de projetos é o favorito da maioria das empresas fabris, pois considera o tempo necessário para completar uma tarefa. O tempo é um fator importante no gerenciamento de projetos uma vez que também determina o orçamento do projeto.

6. Adaptive Project Framework

Robert K. Wysocki é uma autoridade no Programa de Melhoria Contínua de Processo, e em seu livro, Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty (Estrutura de Projeto Adaptável: Gerenciando a Complexidade diante da Incerteza), ele fala sobre a descoberta de novas aplicações para as quais a abordagem linear tradicional pode não ser adequada.

Vai ainda mais longe para identificar “… a dificuldade em especificar requisitos completos no início do projeto” como a principal razão pela qual os projetos atuais não satisfazem os requisitos da Abordagem de Gerenciamento de Projeto Tradicional.

A solução para este dilema reside na estrutura do projeto adaptativo; um processo que foi criado a partir da necessidade de se adaptar às fases de mudança contínua de um projeto.

7. Extreme Programming (XP)

Esta metodologia, que também tem suas raízes na estrutura Agile, foi desenvolvida na década de 1990 por Kent Black.

Este método de ciclo de vida curto tem como objetivo principal, a melhoria da qualidade do produto, a satisfação do cliente. Suas características e princípios criam uma equipe de gerenciamento de projetos que busca a excelência no processo de desenvolvimento.

Em seu livro, Extreme Programming Explained, Kent explica que a metodologia está a tornar-se mais proeminente porque “… O XP é particularmente adequado para ajudar a pequena equipe de desenvolvimento de software a ter sucesso”.

8. Kanban

O processo de gerenciamento de projetos Kanban elimina os sprints e as metas que são atribuídas ao scrum e aos métodos tradicionais de gerenciamento de projetos, respectivamente. É uma abordagem mais visual para gerenciar o tempo, o âmbito do projeto e o orçamento; estes 3 fatores determinam o sucesso de qualquer projeto.

O Kanban é um método de gerenciamento de projetos de agendamento simplificado, desenvolvido pela Empresa Toyota Japonesa baseado na década de 1940.

A ideia por trás do Kanban é a entrega contínua, especialmente quando combinada com a metodologia scrum.

Usa um sistema de pistas visuais que permite que a equipe do projeto conheça o que se espera das tarefas dentro do projeto em relação à quantidade e qualidade, assim como quando as tarefas devem ser realizadas.

O que faz um gestor de projetos?

O Gerente de projetos, ou Project Manager, é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma empresa. Ele assume um papel estratégico à medida que é responsável por conduzir o trabalho de forma integrada.

Em outras palavras, podemos dizer que o Project Manager é conhecedor de todos os elos do projeto, e é o responsável por definir as metas e os prazos do projeto e o papel de cada pessoa para a execução das atividades. Além de ser responsável por identificar o que não está funcionando na metodologia adotada, acompanhar os resultados e redefinir a rota quando for preciso. Nesse sentido, Project Managers devem ter atenção aos detalhes nas entregas e controlar todas as etapas de um projeto.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), os Project Managers são agentes de mudanças que precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

Quais as funções exercidas por esse profissional?

Um gestor de projetos é responsável por:

Mapear as tarefas necessárias para a realização de um projeto;
Garantir que as tarefas e os projetos sejam entregues no prazo acordado;
Ajudar o time a definir tarefas e prazos;
Engajar a equipe na execução das atividades e no alcance das metas estabelecidas;
Delegar as tarefas para as pessoas do time;
Gerenciar pessoas e garantir a produtividade dos profissionais durante o projeto;
Definir o planejamento do projeto;
Dar conta de fazer a gestão de projetos complexos, que envolvam muitas variáveis e muitas pessoas;
Gerenciar o interesse de stakeholders;
Fazer a gestão de prazos, cobrando o time quando necessário;
Alinhar expectativas do time de produto, dos líderes e também dos stakeholders;
Reestruturar o planejamento se for necessário;
Garantir que o projeto esteja alinhado aos objetivos da empresa;
Garantir os resultados do projeto para a empresa e para os clientes;
Dominar ferramentas de gestão de projetos para otimizar resultados;
Definir a metodologia de trabalho do time para a execução do projeto;
Definir o escopo do projeto;
Avaliar e estabelecer o orçamento para o projeto;
Analisar os riscos envolvidos em um projeto e comunicá-los para os líderes;
Gerenciar mudanças;
Acompanhar as reuniões de gestão e priorização de backlog;
Acompanhar dados do projeto para otimizar o que será entregue.

Uma atribuição de grande importância de Project Managers é a avaliação dos custos do projeto e o planejamento orçamentário. Afinal, é importante que os projetos gerem um bom retorno sobre o investimento para as empresas. Pensando nisso, os gerentes de projetos precisam ter uma boa noção a respeito dos recursos necessários para a execução das atividades, para evitar prejuízos financeiros para o negócio.

Como fazer um bom gerenciamento de projetos?

1. Faça o planejamento geral do projeto

A primeira etapa para fazer um bom gerenciamento de projetos é o planejamento. O planejamento serve como uma bússola, ou seja, um instrumento de orientação e condução.

É nessa etapa que os objetivos e estratégias serão definidos. Determine o objetivo final e as metas de forma bem clara e objetiva, pois o objetivo final do projeto é o seu real critério de sucesso.

2. Defina o seu gerente de projetos

Para uma gestão de projetos eficiente, é necessário definir um gerente de projetos qualificado. É papel do gerente de projetos planejar, coordenar e executar ações relacionadas aos projetos da empresa.

Ele também é responsável por identificar e resolver eventuais problemas, acompanhar entregas, gerenciar conflitos e comunicar decisões. Portanto, um gerente de projetos é fundamental para o sucesso da gestão de projetos.

3. Monitore os indicadores do projeto frequentemente

É essencial que no gerenciamento de projetos você fique ligado constantemente nos números. Isso significa estabelecer e avaliar os indicadores de desempenho do projeto.

Estes indicadores são um dos principais pilares do controle de projetos. Eles permitem enxergar possíveis erros durante o processo e são essenciais para medir o sucesso de uma empresa.

Alguns dos indicadores mais comuns são: ROI (retorno sobre investimento), IDP (Índice de desempenho de prazo) e IDC (Índice de desempenho de custo).

4. Acompanhe o projeto de perto

Essa talvez seja uma das etapas mais importantes para um bom gerenciamento de projetos. É essencial acompanhar e monitorar diariamente o projeto, pois isso faz total diferença nos resultados.

Portanto, sempre acompanhe de perto a qualidade, os prazos, os custos e a equipe. A realização dessa ação constantemente ajuda a observar possíveis gargalos no projeto e permite uma solução rápida e eficiente.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia pode ser uma grande aliada para um bom gerenciamento de projetos. Através de softwares de gestão de projetos é possível centralizar, documentar e coordenar todas as atividades planejadas com transparência e eficiência.

Além disso, ao utilizar um software de gestão de projetos você obtém outros benefícios, como:

Mais agilidade nas decisões;
Controle adequado dos recursos;
Melhor comunicação entre a equipe;
Segurança de dados;
Aumento da produtividade;
Padronização dos projetos.

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Sua empresa já atua com gestão de projetos?

A gestão de projetos é essencial para qualquer corporação, pois ela traz diversos benefícios e ajuda a empresa a alcançar excelentes resultados. Porém, ela requer muito planejamento e organização, e não é considerada uma tarefa simples.

Sendo assim, é fundamental adquirir o máximo de conhecimento possível.

O sucesso de um projeto depende de muitos fatores. Planeje bem, busque capacitações e reveja suas ações. A gestão de projetos é um meio comprovadamente eficaz para atingir seus objetivos dentro de um orçamento e com os menores riscos possíveis.

Esperamos que após essa leitura você possa tirar suas ideias da mente e colocar em prática. Não temos dúvidas de que a gestão de projetos pode mudar para melhor os seus planos.

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