À medida que as empresas conduzem simultaneamente uma ampla variedade de projetos, é frequente que surjam desafios de desorganização e, por vezes, conflitos entre essas iniciativas. Nesse contexto, a introdução de um Project Management Office (PMO) é uma solução capaz de aprimorar significativamente a organização e a qualidade na execução desses projetos.
O PMO atua como um centro de excelência, definindo padrões, processos e melhores práticas que não apenas aprimoram o gerenciamento de projetos, mas também contribuem para a realização dos objetivos estratégicos da empresa.
Caso você não tenha familiaridade com o conceito de PMO, continue lendo este artigo, pois vamos explorar em detalhes o que exatamente é um PMO e como você pode implementar com sucesso esse importante componente de gerenciamento de projetos em sua organização.
Neste artigo você vai ver:
Entenda o que é PMO
Um Project Management Office (PMO), ou Escritório de Projetos, no português, é uma estrutura dentro de uma empresa que tem a responsabilidade de padronizar e aprimorar as práticas de gerenciamento de projetos.
Ele atua como um centro de excelência para o planejamento, execução e controle dos projetos, desempenhando papéis cruciais, incluindo:
- Desenvolvimento de metodologias de gerenciamento de projetos;
- Definição de padrões e melhores práticas;
- Alocação de recursos;
- Monitoramento do desempenho de projeto;
- Prestação de suporte e treinamento aos gerentes de projeto.
Além disso, um PMO pode ajudar a garantir a coerência e a integração de projetos em toda a organização, reduzindo riscos e aumentando o sucesso dos projetos, com entregas de valor ao negócio.
>> Veja também: Maturidade em projetos de TI: como avaliar e alcançar Sucesso Empresarial
Qual é a importância do PMO em projetos?
Dentro de uma organização, a principal missão do PMO é promover a consistência, garantindo a eficiência, a eficácia e a governança dos projetos em toda a empresa. Isso é alcançado de várias maneiras:
Estabelecimento de padrões e metodologias
O PMO define e mantém padrões, processos e metodologias de gerenciamento de projetos. Isso inclui a escolha de guias e boas práticas, como o PMBOK ou Scrum, e a adaptação desses métodos para atender às necessidades dos diferentes tipos de projeto.
Consequentemente, garante que todos os projetos sigam critérios claros para priorização, sigam modelos de planejamento alinhados às suas características, acelerando o planejamento, garantindo o sucesso na sua execução e reduzindo redundâncias e o retrabalhos.
Eficiência operacional
Ao padronizar processos e fornecer orientação e suporte aos gerentes de projetos, o PMO aumenta a eficiência operacional. Isso aumenta a precisão no cumprimento dos prazos e custos planejados, reduz o retrabalho, minimiza erros e melhora a produtividade das equipes de projeto.
Alocação e gestão de recursos
O PMO auxilia na alocação de recursos, garantindo que as equipes de projeto tenham o pessoal, o orçamento e os materiais necessários para concluir suas tarefas de maneira eficaz. Isso evita a sub ou superutilização de recursos, garantindo que todos os recursos estejam sendo aplicados da forma mais adequada, buscando atingir o objetivo do projeto.
Governança de Projetos
O PMO estabelece um sistema de governança que supervisiona o progresso dos projetos de TI. Isso envolve a definição de critérios de sucesso, a avaliação de riscos e a tomada de medidas corretivas quando os projetos estão com indícios de desvio, permitindo assim atuação preventiva e garantindo o atendimento das expectativas das partes interessadas.
Apoio à tomada de decisões estratégicas
Além disso, o PMO fornece dados e informações valiosos para apoiar a alta administração na tomada de decisões estratégicas, alinhando os projetos com os objetivos organizacionais.
Gestão de riscos
O PMO ajuda na identificação e mitigação de riscos em projetos. Ele fornece uma estrutura para gerenciar e responder a ameaças potenciais, melhorando a capacidade da organização de lidar com incertezas. E também ajudar a potencializar as forças do time em prol do objetivo do projeto, identificando e gerenciando as oportunidades ou riscos positivos no projeto.
Aprimoramento da comunicação
O PMO facilita a comunicação eficaz entre as equipes de projeto e as partes interessadas, fornecendo relatórios regulares sobre o status dos projetos de TI, programas e portfólios, apresentando de forma clara e padronizada como está o avanço do projeto, por meio de indicadores objetivos de desempenho. Isso assegura que todas as partes estejam bem informadas sobre o estado dos projetos.
A comunicação padronizada e constante, adequada aos diferentes níveis e perfis das partes interessadas, ajuda no alinhamento constante das expectativas, garantido assim que todos os stakeholders compreendam os impactos do resultado do projeto no seu dia a dia.
Gestão de portfólio
O PMO auxilia na seleção e priorização de projetos de TI com base nas metas estratégicas da organização, estabelecendo critérios claros para apoiar na priorização, facilitando assim a negociação junto aos demandantes, para esclarecer as motivações da escolha de um projeto em detrimento de outro. Além de definição dos critérios de seleção, a gestão de portfólio garante a otimização do uso dos recursos, sejam financeiros, humanos ou materiais, sempre alinhados aos objetivos do negócio.
Padronização de ferramentas e tecnologias
O PMO pode recomendar e manter um conjunto de ferramentas e tecnologias padronizadas que facilitam o gerenciamento de projetos de TI, como ferramentas de gestão de projetos, controle de versão e sistemas de comunicação. Essa prática visa uniformizar o modelo de gestão, possibilitando assim criar base de conhecimento e compartilhamento de experiências entre os envolvidos nos projetos. Aumentando a velocidade no planejamento dos projetos, a assertividade no desdobramento das ações e a produtividade das equipes dos projetos.
Melhoria contínua nas práticas de gestão
O PMO promove a aprendizagem organizacional, analisando o desempenho dos projetos e implementando lições aprendidas em futuros projetos. Isso leva a uma melhoria contínua nas práticas de gerenciamento de projetos, otimizando os processos conforme as equipes vão tendo mais domínio sobre ele.
Diferença entre PMO e gerente de projetos
É um equívoco comum considerar que um PMO e um gerente de projetos são a mesma coisa, mas, na realidade, eles apenas estão fortemente relacionados. E agora que você já sabe o que é PMO, fica mais claro identificar essa diferença.
O gerente de projetos é o indivíduo encarregado de liderar a execução de um projeto específico, sendo responsável por seu planejamento, implementação e sucesso, incluindo o controle de cronograma, orçamento e recursos. Ele atua como elo direto entre a equipe do projeto e as partes interessadas, tomando decisões operacionais e gerenciando os detalhes do projeto no dia a dia.
Por outro lado, o PMO é uma estrutura, onde comumente estão inseridos vários papéis e, um deles é o gerente de projetos. Essa estrutura é responsável por estabelecer padrões, metodologias, processos e ferramentas de gerenciamento de projetos para toda a organização, com o objetivo de melhorar a eficiência e a eficácia do gerenciamento de projetos.
O PMO não é uma pessoa, mas é composto por pessoas que vão gerenciar projetos individuais, pessoas que vão gerenciar programas e portfólios, pessoas que vão orientar os gerentes de projetos quanto às melhores práticas a serem aplicadas nos projetos conforme suas características, oferecer suporte, treinamento e governança para todos os projetos da empresa, gerando informações para tomada de decisão, seja para seleção de novos projetos ou para ações de correção de rota de algum processo em execução.
Ele se concentra em garantir que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização e que sigam as melhores práticas estabelecidas.
Conheça os tipos de PMO
Existem diferentes tipos de PMOs, desde aqueles que fornecem orientação e apoio até os que têm um maior controle direto sobre os projetos. A escolha do tipo de PMO depende da cultura da organização, do grau de maturidade em gerenciamento de projetos, das metas estratégicas e do ambiente em que a organização opera.
Cada tipo de PMO tem suas próprias vantagens e desafios, e a decisão deve levar em conta o cenário atual da empresa e, com base no momento atual identificar quais são as principais necessidades a serem tratadas e, assim, a estrutura pode ganhar corpo conforme a cultura vai se consolidando.
Os principais tipos de PMO são:
PMO de suporte
Este tipo de PMO fornece orientação, treinamento, modelos e melhores práticas para os gerentes de projeto e equipes de projeto. Ele atua de forma consultiva, ajudando a melhorar a eficácia dos projetos, mas não tem um papel direto no gerenciamento dos projetos.
É útil, por exemplo, para uma organização que está executando vários projetos em paralelo, mas os gerentes de projeto não têm um guia consistente para seguir. Nesse caso, o PMO de suporte vai ser uma fonte de recursos e melhores práticas, oferecendo orientação, modelos de documentos, treinamento e suporte técnico, mas sem autoridade sobre os projetos.
PMO de controle
O PMO de controle assume um papel mais ativo no gerenciamento de projetos. Estabelece diretrizes, padrões e processos e pode monitorar o desempenho dos projetos, realizando auditorias e avaliações periódicas. Esse tipo de PMO é mais envolvido na governança e no controle dos projetos.
Se, por exemplo, a empresa está enfrentando desafios com a falta de alinhamento entre projetos e estratégias, desperdício de recursos e atrasos frequentes, o PMO de controle assume a responsabilidade de controlar e supervisionar ativamente os projetos. Ele estabelece padrões, monitora o desempenho dos projetos, faz relatórios e pode até intervir para garantir o alinhamento com os objetivos estratégicos.
PMO diretivo
Um PMO diretivo possui um alto grau de autoridade sobre os projetos. Ele pode assumir o controle direto de alguns ou de todos os projetos da organização. Esse tipo de PMO toma decisões críticas em nome da alta administração e garante que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos.
É uma solução quando a empresa está passando por mudanças significativas e precisa de uma governança mais forte para implementar a estratégia. Nesse caso, o PMO diretivo não apenas fornece suporte, mas também assume um papel de liderança, tomando decisões estratégicas, priorizando projetos e garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos organizacionais.
PMO Híbrido
Algumas empresas podem optar pelo PMO com uma abordagem híbrida, combinando elementos de suporte, controle e diretivo, dependendo das necessidades específicas da organização e dos projetos. Isso permite flexibilidade na forma como o PMO atua.
É uma estratégia adotada em grandes empresas que possuem variedade de projetos em andamento, alguns que precisam de suporte, outros que precisam de controle estrito e alguns que requerem decisões estratégicas.
Estrutura do PMO
A estrutura de um Escritório de Projetos pode variar significativamente de uma organização para outra, dependendo das necessidades, do tamanho e da complexidade dos projetos.
O desafio é montar a equipe adequada para melhorar a eficiência, a qualidade e o alinhamento estratégico dos projetos na organização. Vale destacar que essa estrutura não é, necessariamente, fixa. A maturidade do PMO pode evoluir ao longo do tempo, passando de um papel de suporte a um papel mais estratégico, à medida que a organização aprimora suas capacidades de gestão de projetos.
Veja a seguir, os papéis comuns em um PMO.
Liderança
Head do PMO: Responsável pela liderança geral do PMO, estabelecendo a visão estratégica, alinhando o PMO com os objetivos da organização e supervisionando suas operações.
Gerencia o orçamento do PMO, incluindo buscar recursos para projetos e garantir que os custos estejam alinhados com as metas organizacionais.
Equipe
- Gerentes de projetos: Responsáveis pela gestão direta dos projetos e pela garantia de que eles sejam concluídos com sucesso.Garantindo que os recursos estão sendo aplicados conforme o planejado, evitando desvios ou estouros de prazos e custos.
- Analistas de projetos: Apoiam os gerentes de projetos no acompanhamento e na análise de projetos.
- Especialistas em metodologia: Desenvolvem e mantêm as práticas, padrões e metodologias do PMO e, garante que todos sejam capacitados para execução dos projetos
- Coordenadores de portfólio: Responsáveis por acompanhar e coordenar múltiplos projetos dentro do portfólio do PMO.
Comitê de governança
Este comitê é composto por executivos seniores da organização e fornece orientação estratégica ao PMO, prioriza projetos e toma decisões críticas relacionadas ao portfólio de projetos.
Comitês de melhoria contínua
Esse comitê é composto pela equipe e liderança do projeto, que se reúne regularmente para avaliar o desempenho dos projetos, programas e portfólios, identificando e implementando pontos de melhoria.
É importante destacar que estamos falando de papéis comuns e alguns desses papéis podem ser executados pela mesma pessoa, mas sempre é importante que a pessoa compreenda a responsabilidade do chapéu que está usando em cada momento, para executar suas atribuições.
Quando for criar sua estrutura fique atento, pois alguns papéis podem ser conflitantes, como por exemplo, liderança do PMO e gerente do projeto, pois o gerente de projeto pode privilegiar os projetos que está executando em detrimento de outros, perdendo um pouco a visão estratégica.
Desafios comuns na estruturação de um Escritório de Projetos
Ao optar pela implementação de um PMO, as organizações podem enfrentar diversos desafios comuns, mas muitos deles podem ser superados com estratégia e melhores práticas.
Separei alguns dos desafios mais frequentes e citei algumas dicas de como superá-los. Veja!
Resistência à mudança
Este é o desafio que você vai encontrar em qualquer tipo de organização. As pessoas, naturalmente, evitam mudanças, pois mudar dói, pois as mudanças tiram as pessoas de suas zonas de conforto.
Portanto, as pessoas vão resistir às mudanças trazidas pelo PMO, se sentirão ameaçadas ou desconfortáveis com as novas práticas. E, para superar esse desafio, é essencial que você comunique claramente os benefícios da implementação do PMO, envolva os formadores de opinião em todas as fases do processo e forneça treinamento para todo o time para que eles se sintam mais confiantes em relação às mudanças.
Trabalhe na cultura organizacional promovendo uma mentalidade voltada para projetos, reforçando os benefícios e resultados tangíveis que o gerenciamento de projetos traz. E, demonstre, de forma clara e explícita, como as pessoas serão impactadas e quais serão os ganhos que terão.
Falta de apoio executivo
Um PMO pode enfrentar desafios, ainda maiores, se não tiver o apoio e o comprometimento da alta administração. Para evitar essa situação, eduque os líderes sobre o valor do PMO e como ele contribuirá para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa. Demonstre resultados e benefícios tangíveis para obter apoio contínuo.
Falta de recursos
A falta de pessoas qualificadas, orçamento e ferramentas pode dificultar a implementação e operação eficaz do PMO.
Por isso, planeje cuidadosamente quais são os recursos necessários e demonstre o retorno do investimento que será feito, você precisa ter uma tese de defesa, monte seus argumentos e justificativas focando nos resultados que serão obtidos. Fazer a implementação em etapas pode ajudar nesse ponto, pois você pode preparar as pessoas e escolher as melhores ferramentas para o cenário da sua organização. Sempre que possível, justifique o investimento com uma economia futura que o PMO vai trazer, por exemplo, redução de multas por atraso, ou redução do volume de retrabalho no projeto.
Falta de compromisso com o processo
As pessoas tendem, sempre, a voltar ao status quo, ou seja, tendem a voltar para as práticas comuns, com as quais já estão acostumados. Isso é muito comum, pois no momento da pressão, tendemos a buscar alternativas rápidas e, com isso, recaímos e voltamos ao modelo que estamos acostumados.
A falta de compromisso com novos modelos de trabalho e padrões, cria um ambiente heterogêneo de gerenciamento de projetos, dificultando o atingimento dos objetivos do PMO e, por vezes, minando os esforços do PMO.
Para mitigar essa questão, mostre como a padronização vai melhorar o dia a dia de cada pessoa, como vai trazer economia de tempo e minimizar erros. Forneça modelos e diretrizes claras para tornar mais fácil para as equipes aderirem às práticas padronizadas.
Falta de métricas e monitoramento
Sem métricas e acompanhamento adequado, o PMO pode lutar para avaliar e justificar seu próprio desempenho e o dos projetos.
Portanto, estabeleça KPIs (Indicadores-chave de desempenho) para avaliar o sucesso dos projetos e do Escritório de Projetos. Use ferramentas para coletar dados e métricas relevantes, e análise regularmente os resultados, revisite os processos e padrões com base nos resultados dos indicadores coletados. E não esqueça de compartilhar os indicadores como os times, isso tende a criar um senso de comprometimento com os envolvidos e a mantê-los em evolução contínua.
Gostou de saber um pouco mais sobre o que é PMO e sua importância na execução bem sucedida de projetos? Então, aproveite para conferir: 7 passos para implementar o PMO.
