Como usar a matriz RACI para definir funções em um projeto?

A matriz RACI é uma ferramenta de comunicação que auxilia na gestão de tempo e de pessoas, distribuição de responsabilidades e funções no decorrer de um projeto, com o objetivo de otimizar as habilidades dos colaboradores. 

Também conhecida como “matriz de responsabilidades”, já que seu objetivo principal é definir com clareza as funções e responsabilidades de cada um na execução de um projeto.

A seguir explicaremos de forma detalhada o que é e como usar a matriz RACI!

O que significa RACI?

Antes de explicar como usar a Matriz RACI, vamos entender o significado dessa ferramenta. A sigla RACI vem do inglês sendo a junção de quatro palavras, relacionadas à função dos membros da squad. São elas:

• Responsible: “responsável”

Se refere a quem executa o projeto. É a pessoa que domina as técnicas e procedimentos relacionados ao processo. Pode contar com o auxílio de assistentes, mas o Responsável é quem realiza a maior parte das atividades.

Após a finalização, a tarefa deve passar pela aprovação de uma autoridade.

• Accountable: “autoridade”

Realiza as Aprovações necessárias em cada etapa. Recebe a tarefa realizada pelo responsável R, verifica se o resultado é satisfatório e repassa as próximas fases para os outros membros da equipe.

• Consulted: “consultado”

É quem deve ser Consultado antes da tomada de decisões importantes, corresponde ao especialista técnico e elo entre os demais agentes.

• Informed: “informado”

É a pessoa que deve ser notificada, ou seja, Informada sempre que uma atividade importante iniciar e terminar. Essa pessoa não necessariamente precisa agir ativamente na execução de todas as tarefas, mas precisa ser avisada durante o desenvolvimento.

A partir desses conceitos, é feito um mapeamento que garante uma boa organização para que todos os membros da equipe tenham conhecimento do andamento do projeto.

Como usar a Matriz RACI? Veja casos práticos

Desenvolvimento de Produto:

• Responsável (R): Equipe de Desenvolvimento.
• Aprovador (A): Gerente de Produto.
• Consultado (C): Especialistas de Qualidade.
• Informado (I): Equipe de Marketing.

Matriz RACI aqui ajuda a esclarecer quem é responsável pela execução do desenvolvimento, quem deve aprovar o produto final, quem precisa ser consultado para garantir a qualidade e quem deve ser mantido informado sobre o progresso para coordenar as atividades de marketing.

Evento Corporativo:

• Responsável (R): Coordenador de Eventos.
• Aprovador (A): Diretor de Marketing.
• Consultado (C): Equipe de TI para suporte técnico.
• Informado (I): Participantes e demais departamentos.

Aqui, a Matriz RACI ajuda a definir claramente quem é responsável por cada aspecto do evento, quem deve aprovar as decisões principais, quem pode ser consultado para garantir a eficácia técnica e quem precisa ser informado sobre o andamento do evento.

Projeto de Software:

• Responsável (R): Desenvolvedores.
• Aprovador (A): Gerente de Projeto.
• Consultado (C): Usuários finais para feedback.
• Informado (I): Equipe de Suporte.

Neste caso, a Matriz RACI ajuda a esclarecer quem está encarregado do desenvolvimento, quem deve aprovar as etapas do projeto, quem fornecerá feedback crítico e quem precisa estar ciente do progresso para oferecer suporte adequado.

Processo de Contratação:

• Responsável (R): Departamento de Recursos Humanos.
• Aprovador (A): Gerente de Departamento.
• Consultado (C): Equipe de TI para avaliar a capacidade técnica.
• Informado (I): Candidatos e equipe de integração.

Aqui, a Matriz RACI esclarece quem é responsável por cada fase do processo de contratação, quem tem a autoridade final para aprovar a contratação, quem pode ser consultado para avaliações específicas e quem precisa ser mantido informado sobre o andamento.

Esses exemplos ilustram como a Matriz RACI pode ser uma ferramenta valiosa para definir papéis e responsabilidades em uma variedade de cenários, melhorando a eficiência e a clareza nas organizações.

Quais são os objetivos de uma Matriz RACI?

Além do objetivo principal de definir responsabilidades, outras metas importantes da matriz são:

• manter a fluidez na execução do projeto;
• incentivar o trabalho em equipe;
• evitar diversos responsáveis pela mesma tarefa;
• organizar tarefas que valorizam habilidades pessoais;
• melhorar o fluxo e qualidade dos processos internos.

Como usar a Matriz RACI para definir responsabilidades?

A partir da análise das necessidades do projeto ou processo, é feita a divisão de responsabilidades. Normalmente é elaborada uma tabela na qual são distribuídos os nomes dos membros da equipe e as etapas do processo. No cruzamento entre linhas e colunas, coloca-se a letra R, A, C ou I, referente à atividade que aquele colaborador vai exercer em determinada fase do projeto.

É importante alinhar todas as etapas e colaboradores, para que todas as peças se encaixem. Algumas etapas precisam ser subdivididas de acordo com a sua complexidade.

Uma regra é que cada etapa deve ter pelo menos um responsável (R) e uma autoridade (A), mas há tarefas que não precisam de pessoas a serem consultadas (C), e nem informadas (I). Obrigatoriamente nunca pode haver mais de uma autoridade para a mesma tarefa para que não haja confronto de decisões.

Para que essa poderosa ferramenta funcione, é necessário que haja comunicação e respeito entre as funções e que o processo seja bem estruturado. Os modelos de matriz RACI são bem variados e podem ser adaptados de acordo com a necessidade do projeto.

Modelo de Matriz RACI para download

Baixe um modelo de Matriz RACI para gerenciar as responsabilidades de cada área/departamento em um projeto:

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Quais as vantagens de utilizar a matriz RACI?

• Divisão clara de tarefas

Como a matriz de responsabilidades é utilizada para otimizar a gestão de projetos, ela torna as atribuições do time mais claras, assim como tarefas e expectativas. Dessa forma, evita a existência de responsabilidades conflitantes entre membros ou a ausência de atribuição de tarefas a um responsável.

• Crescimento no senso de responsabilidades

Com a estruturação na divisão de tarefas, torna-se mais fácil para a equipe lembrar das demandas e atender aos prazos estabelecidos, assim como fica mais simples a supervisão por parte dos responsáveis.

• Melhora o rastreamento de informações

É necessário que haja uma boa organização para facilitar o processo de tomada de decisões, e a matriz de responsabilidades facilita o rastreamento e gestão de informações. A ferramenta indica o responsável por cada função, bem como quem documentou e organizou os dados. 

• Auxilia o controle de prazos

A matriz RACI pode auxiliar no cumprimento de prazos por meio da priorização e divisão de fases de acordo com a relevância e urgência para o projeto, bem como por meio do monitoramento da execução das tarefas. É importante que, além da distribuição de funções, também seja definido o prazo esperado para a entrega de cada atividade. Assim, além de ficar claro o andamento das atividades, o gestor pode acompanhar melhor a possibilidade de atrasos, redimensionar recursos e classificar novas urgências.

• Reduz a sobrecarga de trabalho

A matriz RACI auxilia a diminuir a sobrecarga de trabalho por meio da delimitação de atividades, evita por exemplo que um único colaborador assuma toda a execução de um projeto.

E quais as desvantagens?

Beneficia apenas alguns tipos de projetos

É sempre importante analisar se a matriz se adequa com o projeto que está sendo executado. Projetos menores, por exemplo, não precisam necessariamente passar por todo esse processo de criar um modelo de matriz RACI, já que contam com um número menor de integrantes.

Focada em detalhes

Outra particularidade que precisa ser levada em consideração é que a matriz RACI foca nos detalhes, não no processo como um todo. Dessa forma, esclarece quem exerce cada função, mas não como os integrantes interagem com os trabalhos ao longo do projeto. 

Necessidade de atualização

Além disso, uma boa dica de como usar a Matriz RACI é atualizar o gráfico constantemente, já que se o projeto mudar de alguma forma, a matriz se torna obsoleta. Sempre que entra algum novo integrante na equipe ele precisa ser adicionado à matriz, ou quando alguém muda de função.

A matriz RACI é realmente importante para gestão de projetos?

Quando você entende como usar a Matriz RACI corretamente, a ferramenta traz benefícios para todo o projeto de TI, tanto para a equipe quanto para a entrega. Mas é especialmente benéfico quando tarefas precisam de múltiplos recursos, ocorrer ao mesmo tempo que outras ou dependem da realização de outras etapas.

A utilização da matriz de responsabilidades é uma excelente maneira de distribuir responsabilidades entre os colaboradores, formalizar as atribuições e documentar as informações. 

Quando usada para o seu potencial, pode trazer inúmeros benefícios, já que garante uma comunicação mais clara e transparência entre a equipe, questões que são essenciais para um projeto bem sucedido.

Gostou de conhecer sobre a Matriz RACI? Continue a leitura em nosso blog e veja essa dica para gerenciamento dos fluxos internos: Metodologia Ágil: O que é, vantagens e como aplicar?!