A gestão de projetos é uma bússola indispensável para guiar equipes em direção ao sucesso. No centro dessa prática fundamental encontra-se o escopo do projeto, um mapa detalhado que traça os contornos do trabalho a ser realizado e das metas a serem atingidas.
Como uma fundação sólida, um escopo do projeto bem elaborado não apenas delineia o terreno a ser explorado, mas também sinaliza os marcos que definirão o progresso e a conclusão bem-sucedida.
Aqui, vamos explorar cinco passos importantes, conforme a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) para você criar um escopo do projeto de qualidade.
Ao dominar esses passos, você estará mais bem equipado para transformar visões em realidades tangíveis, mantendo-se firmes em meio às mudanças e desafios que frequentemente acompanham qualquer jornada de projeto.
Neste artigo você vai ver:
Entenda o PMBOK
O PMBOK, sigla para “Project Management Body of Knowledge” (Corpo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos), é um guia de boas práticas amplamente reconhecido e utilizado para o gerenciamento de projetos. Foi desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), uma das principais organizações dedicadas ao avanço e padronização da profissão de gerenciamento de projetos.
O PMBOK oferece um conjunto de diretrizes e conhecimentos que abrangem diversas áreas da gestão de projetos, desde o planejamento até a execução, monitoramento, controle e encerramento.
Mas não é um conjunto de regras rígidas e sim um guia que os gerentes de projeto podem adaptar e aplicar conforme apropriado para as necessidades específicas de seus projetos.
5 passos para fazer um escopo do projeto
Aqui está um resumo dos passos envolvidos na criação do escopo de um projeto, seguindo a abordagem do PMBOK. Esse passo a passo ajudará você a desenvolver um escopo do projeto sólido e alinhado com as melhores práticas de gerenciamento de projetos.
1. Colete requisitos
Nessa etapa, você deve identificar e documentar todas as necessidades, expectativas e requisitos do projeto. Isso envolve a realização de reuniões com stakeholders relevantes, análise de documentos e entrevistas para entender completamente o que o projeto deve entregar.
2. Defina o escopo do projeto
Com base nos requisitos coletados e nas premissas do projeto, você deve definir o escopo do projeto. Isso inclui identificar quais entregas e objetivos estão dentro do escopo do projeto e quais estão fora. É importante estabelecer limites claros para evitar o escopo inchado e mudanças desnecessárias durante o projeto.
3. Crie a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A EAP é uma representação hierárquica de todas as entregas e atividades do projeto. Ela desagrega o escopo em partes menores e gerenciáveis, facilitando a compreensão e organização do trabalho. A EAP deve ser criada em conjunto com a equipe do projeto e pode ser apresentada em formato de diagrama ou lista.
4. Valide o escopo
Nesta etapa, você deve obter a aprovação dos stakeholders e clientes para garantir que o escopo definido atenda às suas expectativas. Isso pode ser feito por meio de revisões formais e reuniões de validação, onde os envolvidos revisam e confirmam o escopo do projeto.
5. Controle o escopo
Durante a execução do projeto, é essencial monitorar e controlar o escopo para evitar alterações não autorizadas. Isso envolve o gerenciamento de mudanças, documentando qualquer solicitação de alteração e avaliando seu impacto no escopo, prazos e recursos. O controle do escopo ajuda a manter o projeto dentro dos limites definidos.
Erros mais comuns ao criar um escopo do projeto
Ao criar um escopo do projeto, é importante evitar alguns erros comuns que podem comprometer o sucesso do empreendimento. Evitar esses erros ajudará a criar um escopo do projeto sólido e bem definido, aumentando as chances de sucesso e satisfação das partes interessadas. Vejamos alguns deles:
Escopo mal definido ou incompleto
Um erro comum é não especificar claramente as metas, os objetivos e as entregas do projeto. Isso pode levar a uma falta de direção e compreensão entre a equipe do projeto e as partes interessadas. Para evitar esse erro, é fundamental dedicar tempo à definição precisa do escopo.
Escopo excessivamente amplo
Estabelecer um escopo muito amplo pode resultar em um projeto complexo, demorado e com custos elevados. É importante definir limites claros para o escopo, focando nas entregas e requisitos essenciais.
Escopo subestimado
Subestimar o escopo pode levar a problemas no projeto. É necessário considerar todas as atividades, tarefas e requisitos necessários para concluir o projeto com sucesso.
Exemplo prático de um escopo do projeto
Agora que você já viu os principais passos para elaborar um escopo do projeto e quais erros não deve cometer, veja como funciona na prática.
Vamos supor que estamos criando um escopo do projeto para um aplicativo mobile de delivery de comida. Aqui está um exemplo prático de um escopo do projeto para esse tipo de aplicativo:
Visão geral do projeto
Desenvolver um aplicativo mobile para iOS e Android que permita aos usuários fazerem pedidos de comida de restaurantes locais e realizar o pagamento de forma segura.
O aplicativo deve oferecer uma experiência fácil de usar, com uma interface intuitiva e atraente.
O objetivo é fornecer aos usuários a conveniência de fazerem pedidos de comida de diferentes restaurantes em um único aplicativo.
Funcionalidades principais
Cadastro de usuários: Os usuários devem poder se cadastrar no aplicativo fornecendo informações básicas, como nome, endereço, número de telefone e e-mail.
Pesquisa e visualização de restaurantes: Os usuários devem poder pesquisar restaurantes por nome, localização ou tipo de cozinha. Os resultados da pesquisa devem exibir informações como avaliações, tempo de entrega e cardápio.
Realização de pedidos: Os usuários devem poder selecionar itens do cardápio do restaurante, adicionar ao carrinho de compras e especificar detalhes do pedido, como opções de personalização e endereço de entrega.
Processamento de pagamentos: O aplicativo deve permitir que os usuários realizem o pagamento dos pedidos de forma segura, utilizando métodos de pagamento como cartão de crédito, PayPal ou outros meios de pagamento eletrônico.
Acompanhamento de pedidos: Os usuários devem poder acompanhar o status dos seus pedidos, desde a confirmação do pedido até a entrega.
Avaliação e feedback: Os usuários devem poder avaliar os restaurantes e deixar feedback sobre sua experiência de entrega e qualidade da comida.
Requisitos técnicos
Plataformas suportadas: O aplicativo deve ser desenvolvido para iOS (utilizando Swift) e Android (utilizando Java ou Kotlin).
Integração com APIs de terceiros: O aplicativo deve se integrar com APIs de pagamento, como PayPal ou gateways de pagamento locais, para processar os pagamentos dos usuários.
Integração com serviços de localização: O aplicativo deve utilizar serviços de localização para exibir restaurantes próximos aos usuários e calcular estimativas de tempo de entrega.
Segurança de dados: O aplicativo deve garantir a segurança das informações dos usuários, utilizando criptografia e práticas de segurança recomendadas.
Fluxo de telas:
- Tela de boas-vindas e autenticação
- Tela inicial com opções de pesquisa e visualização de restaurantes
- Tela de detalhes do restaurante, exibindo informações e cardápio
- Tela de seleção de itens e personalização do pedido
- Tela de carrinho de compras e finalização do pedido
- Tela de pagamento e confirmação do pedido
- Tela de acompanhamento do pedido e histórico de pedidos
Cronograma do projeto
- Fase de levantamento de requisitos e definição do escopo: 1 semana
- Fase de design de interface: 2 semanas
- Fase de desenvolvimento: 4 semanas
- Fase de testes e correções: 2 semanas
- Lançamento do aplicativo: 1 semana
Lembrando que esse é apenas um exemplo simplificado de um escopo do projeto para um aplicativo mobile de delivery de comida. Em um escopo do projeto real, é importante detalhar ainda mais as funcionalidades, requisitos técnicos, fluxo de telas, entre outros aspectos relevantes para o desenvolvimento do aplicativo.
Criar um escopo do projeto sólido e bem definido é essencial para o resultado final
Com uma compreensão profunda das melhores práticas de elaboração de escopo do projeto, líderes e equipes estarão equipados para navegar pelos desafios, otimizar recursos e, finalmente, colher os frutos de projetos concluídos com êxito.
Só é importante ter em mente que, à medida que cada projeto se desdobra, é fundamental adaptar e aplicar esses princípios às necessidades específicas e à dinâmica única de cada empreendimento.
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