A implementação e operação de um Project Management Office (PMO) eficaz exigem planejamento, persistência e a capacidade de se adaptar às necessidades e evolução da organização. Uma abordagem estratégica e o comprometimento da liderança são essenciais para superar os desafios e alcançar os resultados desejados.
Confira 7 passos que vão te ajudar a estabelecer bases sólidas para a implementação bem-sucedida do PMO e obter o sucesso em sua missão de melhorar o gerenciamento de projetos na organização.
Neste artigo você vai ver:
1. Identifique o cenário atual da gestão de projetos e defina quais os objetivos do PMO
Antes de implementar o PMO, é crucial entender o estado atual da gestão de projetos na organização. Para isso, é válido realizar um diagnóstico, que é a análise detalhada dos processos, ferramentas, competências e práticas existentes.
Identificar o cenário atual ajuda a identificar lacunas, ineficiências e oportunidades de melhoria que o PMO pode abordar. Essa análise serve como base para a definição de objetivos e estratégias futuras e, vai te ajudar a definir as etapas para a implementação do Escritório de Projetos. É importante entender que mudanças radicais geram muita resistência, então comece aos poucos e o diagnóstico vai te ajudar.
Quando você for planejar cada uma das etapas é importante definir o objetivo total mas, estabelecer os objetivos de cada uma das etapas de implementação do PMO. E, estes objetivos precisam ser mensuráveis, você precisa deixar claro quais são os ganhos para cada um dos envolvidos.
Não esqueça de comunicar os objetivos para todos os níveis da organização, comunique de forma clara que faça sentido para o dia a dia das pessoas. Demonstre como vai eliminar as dores e quais serão os benefícios e garanta que os objetivos estão alinhados com a estratégia da organização.
2. Estruture o PMO de acordo com a estrutura atual da organização
A estrutura do Escritório de Projetos é essencial para determinar como ele será organizado e operado. Essa etapa deve incluir decisões sobre a centralização versus descentralização do PMO, a alocação de recursos, a definição de papéis e responsabilidades e a estrutura organizacional.
É importante definir para quem o PMO vai responder, essa estrutura deve ser vista como staff e, se estiver atrelado aos níveis mais altos da organização, terá mais força e autonomia na execução do projeto de implementação e, depois na condução de suas atribuições, no dia a dia. Essa estratégia blinda o PMO e o time quanto à gestão de mudanças.
Também é importante montar uma equipe de projetos talentosa e competente, selecionando profissionais qualificados com as habilidades necessárias, como gerentes de projetos, analistas de projetos, especialistas em metodologia e outros papéis relevantes.
Organizar a equipe inclui definir papéis e responsabilidades, garantir que os membros da equipe estejam bem treinados e capacitados, e promover um ambiente de trabalho colaborativo e eficiente.
3. Defina procedimentos e metodologias de atuação e de análise
É fundamental definir os métodos e abordagens que o PMO utilizará para gerenciar projetos e analisar seu desempenho. Isso inclui a seleção de metodologias de gerenciamento de projetos, a determinação de como os projetos serão planejados, executados e monitorados, e a criação de padrões e diretrizes para garantir a consistência e a qualidade na gestão de projetos.
O PMO também deve identificar as necessidades de hardware e software que garantirão uma operação eficaz. Pode ser necessário incluir a aquisição de ferramentas de gerenciamento de projetos, software de colaboração, servidores, redes e outros recursos tecnológicos necessários para apoiar as atividades do PMO.
Suprir essas demandas é crucial para garantir que o PMO tenha as ferramentas necessárias para gerenciar projetos de maneira eficaz.
Mas não esqueça, um passo de cada vez, por exemplo, se no diagnóstico você identificou que não existe padrão nas práticas de gestão de projetos, então não tente implementar metodologias sofisticadas para gestão e prevenção de riscos, como a técnica de MonteCarlo, talvez apenas identificar os riscos já traga ganhos para o organização.
Comece simples! Ataque as dores comuns, como técnicas de estimativas de esforço, plano de comunicação, esses costumam ser uma pedra no sapato dos gerentes de projetos.
4. Prepare a organização para a mudança
Preparar a organização para a mudança é uma etapa muito importante na implementação de um PMO, diria que é essencial para o sucesso. Essa preparação requer promover a conscientização sobre a necessidade da mudança e a criação de uma mentalidade favorável à adoção do PMO.
Os colaboradores e a alta administração devem compreender os motivos da implementação do PMO, seus benefícios e como isso afetará os processos de trabalho. A comunicação eficaz, sessões de treinamento e a criação de um ambiente propício à mudança são essenciais para minimizar a resistência e garantir a aceitação da nova iniciativa.
Seja criativo, pois cada pessoa tem seu modelo mental e seu tempo para absorção das mudanças. Se você conseguir mapear os diferentes perfis e identificar a melhor forma de se preparar e se comunicar com os diferentes perfis, melhor.
Mantenha, continuamente, o time preparado e capacitado quanto às mudanças, tenha certeza que todos entenderam e estão alinhados com os propósitos do PMO. E, garanta que todos os envolvidos conhecem os métodos e padrões de trabalho e, principalmente, que entendam suas responsabilidades em cada etapa dos processos e, o que é esperado de cada um.
5. Engaje e oriente todos os envolvidos
O engajamento de todas as partes interessadas é essencial para o sucesso do PMO. E, é importante que você entenda que o engajamento só é alcançado quando as pessoas entendem o porquê, onde se deseja chegar e, isso vale para os membros da equipe do PMO, gerentes de projeto, alta administração e outros profissionais envolvidos. Todos precisam entender o propósito, os objetivos, benefícios e as expectativas do PMO.
Mas vale salientar que o engajamento tem uma forte relação com a preparação e orientação das pessoas. É importante garantir o desenvolvimentos e a capacitação das pessoas e, que cada parte interessada saiba qual é seu papel e como contribuir para as atividades do PMO.
Crie um ambiente seguro para proposição e sugestões de melhorias e mudanças. Busque feedbacks constantes, avalie com frequência se está alcançando os objetivos planejados, reveja rotas, velocidade. Isso pode ser a diferença entre o sucesso ou não da implementação e manutenção do PMO. O engajamento contínuo e a comunicação clara são vitais para manter todas as partes interessadas alinhadas e comprometidas.
6. Apresente o PMO para toda a organização
Trate a implementação do PMO como um projeto, ou até, como um programa dentro da organização. Envolva as partes interessadas desde a concepção deste projetos, isso vai ajudar na obtenção do engajamento e, mantenha todos envolvidos em cada uma das fases.
Conforme a estrutura do Escritório de Projetos vai tomando corpo, é importante apresentá-lo a toda a organização. Isso envolve a comunicação clara de cada etapa e o que é esperado alcançar com os ajustes ou novas práticas implementadas. Reforce os objetivos do PMO, suas funções, benefícios e como cada uma será impactada pelo escritório de projetos.
A apresentação do PMO para toda a organização ajuda a criar consciência e apoio, além de alinhar as expectativas de todos os envolvidos, evitando resistências às mudanças.
E, tenha cerimônias frequentes para demonstrar as vitórias alcançadas, reconhecer e comemorar as vitórias torna o processo de mudança mais leve.
7. Escolha projetos-piloto para dar início aos trabalhos do PMO
Em cada etapa do projeto de implementação do PMO é bastante positivo definir projetos pilotos, antes de tombar a mudança para toda organização. Esses projetos piloto permitirão validar os resultados da mudança, se o que foi idealizado vai trazer os resultados esperados e, vai ajudar a entender de forma clara qual será o esforço para trazer as novas práticas do PMO para toda a organização.
Os projetos pilotos devem ser escolhidos com base na relevância para os objetivos do PMO e na oportunidade de demonstrar resultados tangíveis. Lembre-se de comemorar conquistas nos projetos pilotos, também.
Esse processo gradual e planejado permite testar a metodologia, identificar ajustes necessários e garantir que o PMO esteja funcionando de acordo com as expectativas. Os resultados do projeto piloto podem fornecer insights valiosos que contribuirão para o sucesso do PMO em escala.
Somente após o sucesso do projeto piloto e a conclusão das fases de planejamento e implementação, é hora de preparar o time e colocar as mudanças em operação, não esqueça de acompanhar para garantir que as pessoas estão seguindo as novas práticas, lembre-se que temos uma tendência a voltarmos ao nosso status quo. .
Analise os indicadores e evolua as práticas do PMO
Quando você achar que tem um PMO implementado e está na hora de descansar, volte para o início.
Agora com base histórica, evolua as práticas do escritório de projetos,olhe os indicadores e resultados alcançados e reveja os processos e padrões.
É importante entender que o PMO e todos os processos e práticas precisam ser compreendidos como se fossem organismos vivos, precisam estar sendo revisitados com frequência, precisamos estar usando constantemente o bom e velho ciclo PDCA (Plan–Do–Check–Act, em português, Planejar-Fazer-Verificar-Agir), conforme os resultados melhoram, precisamos revisitar as práticas, trazer novos controle ou práticas que vão aumentar nossa efetividade na escolha e condução dos projetos, gerando assim resultados superiores para o negócio.
Esteja reinventando seu PMO constantemente.
Resumindo o PMO
A implementação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos é uma escolha estratégica e crucial para organizações que buscam aprimorar suas práticas de gerenciamento de projetos, alinhar-se com metas estratégicas e obter melhores resultados.
Neste artigo, exploramos os conceitos fundamentais do PMO, sua estrutura, tipos e os benefícios que pode oferecer. Também discutimos as etapas essenciais para uma implementação bem-sucedida e os desafios comuns a serem superados.
Lembre-se de que não há um modelo único de PMO, e sua forma ideal depende das necessidades e da cultura da organização. No entanto, ao entender as bases e melhores práticas, sua jornada para a implementação de um PMO estará mais bem preparada para alcançar o sucesso na gestão de projetos e no alcance de objetivos estratégicos.
Gostou de saber um pouco mais sobre Project Management Office e sua importância na execução bem sucedida de projetos? Então, que confira O que é PMO e seus desafios.
