Uma empresa decide criar um aplicativo de gerenciamento de tarefas e, antes de começar, elabora um Termo de Abertura de Projetos (TAP). No TAP consta o objetivo do projeto, que é desenvolver um app com funcionalidades como criação de listas, notificações e integração com calendários.
Ele também especifica o escopo, atribui responsabilidades entre os membros da equipe e estabelece um cronograma e orçamento. Com o TAP em mãos, os stakeholders têm uma visão clara do que deve ser feito e quando, garantindo um desenvolvimento coordenado e a entrega do aplicativo dentro do prazo e das expectativas.
Segundo a Wellingtone, 47% dos entrevistados afirmam que suas organizações têm um histórico de sucesso em projetos. O início de um projeto ocorre muito antes da execução prática, começando com o planejamento.
O escritor Celso Vasconcellos explica que, “o ato de planejar se caracteriza por antecipar mentalmente uma ação ou um conjunto de ações a serem realizadas e agir de acordo com o previsto. Este, não é apenas algo que se faz antes de agir, mas é também agir em função daquilo que se pensa”.
Na primeira etapa do planejamento está o termo de abertura de projetos. Confira os principais tópicos deste documento e como ele estabelece a direção das etapas subsequentes para que sejam viáveis.
Neste artigo você vai ver:
Objetivos do termo de abertura de projetos
O Termo de Abertura de Projetos (TAP) é um documento de gestão de projetos que formaliza o início do projeto e informa todos os envolvidos em relação aos objetivos, escopo, responsabilidades e premissas. Dentre outros objetivos estão:
Definir o projeto
O TAP descreve claramente o propósito e a necessidade do projeto. Ele responde à pergunta “por que este projeto está sendo iniciado?”, justificando a relevância e a importância do projeto para a organização.
Os objetivos principais e as metas estão inclusos, seguindo os critérios SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido. Estabelecê-los fornece uma visão geral aos envolvidos sobre os resultados esperados.
Estabelecer a autoridade e responsabilidades
Nomeia-se então o gestor de projeto e outras partes-chave, especificando suas responsabilidades e autoridade. Isso garante que haja uma liderança e que todos saibam quem são os responsáveis pelas demandas.
Definir os requisitos de recursos
Apresenta um panorama dos recursos necessários, como orçamento e equipe, planejando a melhor alocação deles.
Estruturar o cronograma
Define as principais datas de entregas, proporcionando uma linha do tempo para o progresso e o sucesso do projeto.
Fornecer uma base para o planejamento
Serve como uma base para o desenvolvimento do plano de projeto detalhado, que será criado posteriormente e ajudará a guiar a execução e controle.
Facilitar a comunicação
Certificar que todas as partes envolvidas tenham o entendimento comum do projeto, o que ajuda a reduzir mal-entendidos e conflitos durante a execução.
Quando usar o TAP e a sua importância nos projetos
Saber quando e por que usar o TAP assegura que o projeto tenha um propósito, desde o começo, e seja bem construído. A utilização é feita quando o projeto é novo e ainda não tem uma estrutura definida.
Antes de entrar no planejamento detalhado, serve como a autorização formal e estabelece uma base para a execução. Assim, seus documentos são mais voltados para uso interno e utilizados com mais frequência no início do ciclo de vida do desenvolvimento do software.
É necessário quando se precisa documentar o escopo e as entregas, para que todos compreendam o que o projeto visa alcançar. Sem o TAP, não tem um respaldo oficial, o que pode levar a falta de alinhamento e dificuldades na gestão.
Além disso, o TAP estabelece e formaliza quem será o gerente de projeto e as responsabilidades das principais partes envolvidas. Antes de desenvolver o plano de projeto detalhado, o TAP serve como base para o planejamento, ajudando a identificar desafios e requisitos preliminares.
Quais os principais tópicos que não podem faltar em um termo de abertura de projetos?
Para que o projeto possa começar, o termo de abertura de projetos precisa ter alguns tópicos necessários. Listamos alguns deles abaixo:
- Nome do projeto: O título formal do projeto, que deve ser claro e refletir o objetivo principal do trabalho.
- Nome do gerente de projeto: Identificação do gerente de projeto responsável pela liderança e execução do projeto. Inclua o nome, cargo e detalhes de contato do gerente de projeto.
- Objetivo do projeto: Uma definição do propósito do projeto, incluindo o problema ou oportunidade que o projeto visa abordar e o valor que se espera entregar. O objetivo deve explicar o “porquê” do projeto e os benefícios esperados.
- Descrição do projeto: Definição detalhada dos limites do projeto e das atividades, abrangendo o que está incluso. Bem como quaisquer limitações ou exclusões, ou seja, aquilo que não será feito pela equipe.
- Entregas e resultados esperados: Especificação dos principais produtos, serviços ou resultados que o projeto deve entregar ao final. Com as descrições das entregas e os critérios de aceitação que serão utilizados para avaliar se as entregas atendem às expectativas.
- Stakeholders e papéis: Identificação das partes interessadas do projeto, como clientes, equipe de projeto, patrocinadores (sponsors), influenciadores, detratores e outros envolvidos. Para cada stakeholder, deve-se definir suas expectativas, interesses e o papel que desempenhará no projeto.
- Cronograma inicial: Apresentação de um cronograma geral com datas importantes e marcos principais. Informar as etapas significativas, prazos e entregas críticas para monitorar o progresso do projeto.
- Orçamento e recursos: Deve fornecer uma estimativa dos custos com o resumo do orçamento inicial alocado para o projeto e a identificação dos recursos necessários.
- Premissas: Listagem das premissas ao projeto, que são suposições feitas para o planejamento, e das restrições que podem impactar a execução, como limitações de tempo, orçamento, regulamentações ou outras condições.
- Critérios de sucesso: Definição dos critérios usados para medir o sucesso do projeto, as métricas e indicadores que serão avaliados para determinar se os objetivos do projeto foram alcançados.
- Riscos e problemas potenciais: Identificação inicial de problemas que podem surgir durante a execução do projeto. Deve incluir uma breve descrição dos principais riscos e uma abordagem inicial para mitigação ou gerenciamento desses riscos.
- Aprovação e assinaturas: Seção para a assinatura do patrocinador do projeto e de outras partes interessadas relevantes. As assinaturas confirmam a aprovação do termo de abertura de projetos e o compromisso com o projeto.
Modelo de termo de abertura de projetos
O termo de abertura de projetos é importante pois estabelece uma base para o planejamento, execução e monitoramento. Ele assegura que todas as partes interessadas estejam alinhadas e informadas, promove uma gestão consolidada dos recursos e facilita a tomada de decisões ao longo do ciclo de vida do projeto.
Para que o projeto possa começar, o TAP deve ser formalmente aprovado e assinado pelas partes autorizadas. Essa assinatura é um reconhecimento de que o projeto possui o respaldo necessário para iniciar e que os recursos serão alocados conforme o planejado.
Mas, fique tranquilo, não é preciso elaborar do zero esses elementos do TAP. Baixe o modelo do termo de abertura de projetos e garanta mais visibilidade para seus próximos projetos.
