Você realiza tarefas no seu dia a dia em que se sente como um robô? Ou percebe que sua equipe está perdendo tempo demais com atividades repetitivas e volumosas? Então, você precisa entender como o Robotic Process Automation (RPA) pode ajudar a eliminar de vez esses trabalhos robóticos, que não requerem criatividade e não apresentam nenhum valor agregado.
O RPA utiliza um software para automatizar processos repetitivos, permitindo que profissionais e equipes tenham mais tempo para atuação estratégica. Isso vem contribuindo de forma significativa para o aumento da eficiência operacional das organizações. Consequentemente, cresce cada vez mais o interesse por essa tecnologia.
De acordo com uma projeção da Gartner, líder mundial em pesquisa e aconselhamento para empresas, a receita mundial com software RPA alcançaria cerca de US$2 bilhões em 2022, um aumento de 19,5% em relação a 2021.
Quer saber como funciona a tecnologia RPA e quais são as aplicações práticas no dia a dia? Continue a leitura e entenda como o Robotic Process Automation pode trazer benefícios e vantagens competitivas para o seu negócio!
Neste artigo você vai ver:
O que é e o que faz o RPA?
A Automação de Processos Robóticos (RPA) é uma tecnologia que utiliza a inteligência das máquinas para automatizar tarefas repetitivas de forma eficiente. Essa tecnologia emprega “softwares robôs” para executar automaticamente tarefas rotineiras em um negócio.
As aplicações do RPA são variadas, desde ações simples, como preencher automaticamente formulários e extrair dados de sites e páginas da web, até tarefas mais complexas, como atendimento ao cliente por meio de chatbots.
Uma maneira extremamente útil de utilizar a automação de processos repetitivos por meio de robôs é quando uma empresa lida com grandes volumes de dados diariamente, como informações de clientes, transações financeiras e registros de estoque. A automação pode ser aplicada para processar esses dados de forma mais eficiente e precisa, eliminando a necessidade de trabalho manual. Por exemplo, é possível desenvolver scripts ou utilizar ferramentas de automação para extrair, limpar e analisar dados automaticamente, gerando relatórios ou insights valiosos para a tomada de decisão.
Portanto, o RPA é altamente recomendado para empresas que possuem sistemas complexos que requerem interação fluida e que atualmente dependem de pessoas para realizar manualmente os procedimentos.
O RPA é um mecanismo simples e funcional que substitui processos manuais, eliminando erros e oferecendo aumento da produtividade, agilidade e eficiência nas operações corporativas.
Consequentemente, o RPA reduz a carga de trabalho manual nas empresas. Dessa forma, os profissionais que antes dedicavam horas a tarefas repetitivas passam a ter tempo para executar tarefas mais complexas e estratégicas.
Além de automatizar processos, o Robotic Process Automation pode até aumentar a satisfação dos funcionários, pois eles se veem livres de tarefas repetitivas e podem se dedicar a atividades com maior valor agregado.
Com o uso do RPA, as empresas podem melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, minimizar erros e liberar recursos humanos para atividades mais importantes. É uma ferramenta poderosa que impulsiona a transformação digital e impulsiona o crescimento das organizações.
RPA é o mesmo que Inteligência Artificial (IA)?
Mesmo com semelhanças teóricas e se tratando de duas soluções tecnológicas, na prática RPA e IA são bem diferentes.
A robotização de processos com RPA tem um foco mais operacional, voltado para automatização de atividades repetitivas que não exigem interpretação de contexto.
É o caso, por exemplo, de um software que processa a folha de pagamento ou atualiza o perfil dos clientes. Caso o layout da página sofra alguma modificação e as informações troquem de lugar, é provável que o software RPA precise ser atualizado.
Diferentemente, a Inteligência Artificial já tem essa expertise de interpretar o contexto. Ela consegue receber e processar informações, realizando tarefas sem depender de atualizações constantes.
O interessante é que, mesmo sendo diferentes, essas tecnologias podem se completar. Inclusive, é cada vez mais comum ver soluções de RPA se incorporando à IA em seu escopo.
Essa união promove sistemas inteligentes e mais eficiência na execução de tarefas com fluxo de dados complexos, dando mais autonomia aos robôs na tomada de decisão em situações não previstas.
Como funciona o RPA?
Robotic Process Automation funciona com softwares (robôs) comandados por códigos e algoritmos que realizam tarefas pré-programadas em um ambiente digital.
A entrada dos dados para execução das tarefas é realizada pelos próprios robôs. Em seguida, o programa executa os comandos na interface do sistema com precisão.
Após o mapeamento dos processos que podem ser automatizados com o RPA, é desenvolvido um bot (robô), que vai aprender, imitar interações e executar os processos.
Esse robô de RPA vai executar todas as atividades do fluxo de automação, buscando no sistema as informações que precisa para concluir cada etapa. Uma grande vantagem é que esse robô pode trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, de forma rápida e contínua.
Vale lembrar que o RPA se baseia em regras e parâmetros já prontos. Dessa forma, os processos automatizados com essa tecnologia são de grande volume, mas com baixa complexidade, que não exigem raciocínio estratégico ou tomadas de decisão.
Por exemplo: é possível fazer a programação do sistema para realizar a captura de documentos fiscais no portal da SEFAZ e importá-los de forma automatizada para o ERP da empresa.
No caso de uma automação mais avançada, com interação da IA, esse robô também pode fazer a conferência dos dados dos documentos e apontar inconsistências entre as análises dos sistemas distintos.
RPA pode ser integrado com outros sistemas?
Não só pode como é recomendado que ocorra uma integração do RPA com outros softwares.
É sempre bom lembrar que nenhum software consegue atender 100% das demandas de uma empresa e executar todas as tarefas sozinho. Por isso, para facilitar o gerenciamento das informações, é importante garantir que todas elas fiquem centralizadas e de fácil acesso aos envolvidos. Isso é possível por meio da integração de tecnologias.
A união do RPA com APIs, por exemplo, pode oferecer automatização mais robusta dos processos, oferecendo mais segurança e menos erros.
>> Leia também: Fábrica de software: o que é, como funciona e quais as vantagens para sua empresa
O que o RPA pode fazer por mim?
Já falamos ao longo do texto que o RPA ajuda a automatizar os processos manuais, reduzindo o tempo de execução. Além disso, a robotização traz outros benefícios para o seu negócio.
Confira a seguir as principais vantagens do RPA:
- Automatização de qualquer processo de negócios do início ao fim;
- Aumento na eficiência operacional;
- Padronização e otimização dos processos;
- Aumento da produtividade;
- Mais velocidade nos processos;
- Aumento de conformidade e melhoria do compliance;
- Competitividade e entrega de maior valor ao cliente final;
- Mais satisfação do consumidor;
- Valorização do capital humano;
- Aumento da satisfação do colaborador;
- Redução de erros nos processos;
- Fluxos de trabalho mais produtivos;
- Aumento da performance da equipe;
- Integração com outras ferramentas;
- Escalabilidade;
- Tomada de decisão mais precisa.
O RPA vale para todas as empresas?
Sim! O Robotic Process Automation pode ser aplicado em todos setores e atividades empresariais, seja qual for seu tamanho, assumindo qualquer processo repetitivo e manual.
É muito comum associar a automatização de processos repetitivos ligados à rotina administrativa. Entretanto, a aplicação dessa tecnologia pode ocorrer em diferentes contextos e para diferentes funcionalidades.
Isso porque os robôs se adaptam a qualquer interface ou fluxo de trabalho, sendo programados sem a necessidade de fazer alterações em sistemas, aplicativos ou processos.
Eles ainda podem copiar e colar informações em espaços determinados, abrir e arrastar arquivos, conectar-se a APIs e realizar a extração de dados não estruturados.
O software de RPA suporta as principais linguagens de programação (HTML, Java, etc) e pode ter atuação simultânea com outros sistemas, como um CRM, ERP, gestão financeira, iBPMS, entre outros.
Aplicação na prática: onde o RPA pode ser usado?
Para exemplificar as diversas aplicabilidades do RPA, você pode pensar, por exemplo, no processo de gestão de relacionamento com os clientes de uma empresa de telecomunicação. O RPA pode ser utilizado em sistemas de CRM, facilitando a comunicação e a integração de dados na gestão de relacionamento com os clientes.
Mudando de segmento, as operadoras de planos de saúde também podem se beneficiar com os processos automatizados e atuação dos robôs. Com o uso do RPA, as atividades são agilizadas e os sistemas passam a ser relacionados, agilizando os processos.
Quer diversificar ainda mais? No agro, a operacionalização da produção pode ocorrer por meio de máquinas controladas por robôs, acionando, prosseguindo ou parando ações pré-determinadas sem a intervenção humana.
Veja mais algumas tarefas que podem ser automatizadas com o RPA:
- Gerenciamento do banco de currículos;
- Checagem de cálculos;
- Cadastro de informações no sistema;
- Preenchimento de planilhas;
- Gestão de benefícios como plano de saúde e vale-alimentação;
- Emissão de 2ª via de boleto;
- Processamento de pedidos;
- Resposta automática de e-mail;
- Envio de certificados;
- Coleta de extrato bancário;
- Emissão de notas fiscais;
- Envio de notificações;
- Realização de logins/logouts;
- Extração de dados não estruturados;
- Cobrança de clientes;
- Emissão de relatórios;
- Monitoramento de tarefas;
- Atualização de perfis de clientes e colaboradores;
- Relacionamento com clientes;
- Contas a pagar e receber;
- Atualização, aprovação e gestão de cadastros.
Pronto para iniciar a automação de tarefas com RPA?
Sem dúvidas, a automação robótica de processos oferece um diferencial competitivo poderoso. Uma decisão bem estratégica que pode colocar sua empresa em outro patamar.
Afinal, automação robótica de processos traz como resultado: melhor taxa de produtividade, processos mais fluidos, mais qualidade nas entregas, melhor experiência dos clientes e, consequentemente, grandes resultados.
Empresas que não acompanham essa inovação podem perder espaço e competitividade no mercado, sem falar na oportunidade de usufruir das habilidades intelectuais dos colaboradores em atividades mais nobres e criativas.
Você pode ter várias tarefas em mente para automatizar no dia a dia, mas é importante seguir certos critérios para priorizar as que terão mais impacto. Acesse o artigo Processos de automação com RPA, como priorizar? e confira os detalhes.
