A Matriz GUT é um método que auxilia na priorização de atividades, por isso também é chamada de Matriz de Priorização. A principal vantagem é a realização de uma avaliação quantitativa dos problemas de uma área ou da organização como um todo, permitindo que sejam identificadas e priorizadas as ações de maior urgência e importância.
Assim, a análise GUT é muito utilizada em situações em que é necessária uma orientação mais assertiva para tomar decisões complexas e que exigem a análise de variáveis. Isso inclui atividades como elaboração de estratégia, desenvolvimento de projetos, etc.
Adiante, entenda como funciona a matriz de priorização e como montar a sua de forma prática e objetiva.
Neste artigo você vai ver:
Descubra as vantagens de utilizar a Matriz de Priorização
Todas as empresas possuem diversas questões importantes que precisam ser resolvidas e, muitas vezes, é difícil saber qual delas é de fato a mais urgente e importante. Ao aplicar a Matriz GUT é possível acabar com esse impasse e identificar qual assunto precisa ser priorizado.
A metodologia é bem simples e utiliza a classificação de cada problema de acordo com três critérios: gravidade, urgência e tendência. A partir daí, é gerada uma ordem de prioridade das atividades listadas.
Pela sua facilidade de utilização, pode ser aplicada em qualquer área, apoiando as tomadas de decisões estratégicas e ajudando a reduzir os problemas mais graves das empresas.
Veja algumas das vantagens de utilizar a Matriz de Priorização:
Priorização objetiva
A matriz GUT permite uma avaliação objetiva dos problemas ou situações com base em critérios específicos. Isso ajuda a evitar decisões baseadas em suposições ou preferências pessoais, fornecendo uma estrutura clara para classificar e priorizar as questões.
Foco nas questões críticas
A matriz de priorização ajuda a identificar e destacar os problemas mais graves, urgentes e frequentes. Isso permite que a equipe concentre seus esforços e recursos nas áreas que exigem atenção imediata e são mais impactantes para a organização.
Tomada de decisão mais informada
Ao atribuir pontuações para os fatores de gravidade, urgência e tendência, a matriz GUT ajuda a organizar informações relevantes e considerar diversos aspectos ao tomar decisões. Isso reduz a probabilidade de negligenciar ou subestimar a importância de um problema.
Alinhamento da equipe
A Matriz de Priorização fornece uma estrutura comum para a equipe avaliar e discutir os problemas. Isso promove um melhor entendimento compartilhado sobre as prioridades e facilita a comunicação entre os membros da equipe, evitando conflitos e garantindo que todos estejam na mesma página.
Otimização dos recursos
Ao priorizar os problemas com base na matriz GUT, os recursos da organização podem ser alocados de forma mais eficiente. Os problemas com pontuações mais altas podem receber atenção e recursos adequados, enquanto questões menos críticas podem ser abordadas posteriormente ou em um ritmo mais lento.
Identificação de tendências e prevenção
A Matriz de Priorização leva em consideração a tendência ou frequência com que um problema ocorre. Isso permite que a equipe identifique padrões e tendências, o que é útil para a prevenção de problemas recorrentes e a implementação de medidas corretivas adequadas.
>> Veja também: Quando utilizar a Matriz GUT?
Como você pode perceber, a matriz de priorização é uma ferramenta valiosa para a priorização de problemas, ajudando as equipes a tomar decisões mais informadas, focadas e eficientes. Ela promove uma abordagem estruturada e baseada em critérios objetivos, otimizando o uso de recursos e direcionando esforços para as questões mais críticas e impactantes para a organização.
Como montar a Matriz GUT em 3 passos
Até aqui, já ficou claro que a importância da Matriz GUT no gerenciamento de projetos ou em outros contextos organizacionais que exigem tomada de decisão e resolução de problemas, certo?
Então, agora vamos colocar a mão na massa e aprender como montar sua Matriz de Priorização!
Para utilizar a matriz de priorização, siga os seguintes passos:
Passo 1: Liste todos os problemas
A primeira ação a tomar na Análise GUT é identificar os problemas ou situações a serem avaliados em uma área ou projeto e lista-los de forma clara e concisa.
Passo 2: Pontuação GUT
Os critérios de avaliação da matriz GUT são gravidade, urgência e tendência. Atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada critério, para cada problema ou situação. Lembre-se de que 5 representa a maior gravidade, urgência ou tendência, enquanto 1 representa a menor.
Você pode utilizar o quadro abaixo como base para definir a pontuação de cada problema:
Passo 3: Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Com problemas listados e notas atribuídas, é hora de multiplicar as pontuações dos critérios para cada problema ou situação, obtendo um resultado total para cada item avaliado.
Em seguida, classifique os problemas ou situações em ordem decrescente com base nas pontuações totais. Isso permitirá que você identifique os problemas mais críticos e prioritários.
O item que tiver a pontuação mais alta é o de maior prioridade na resolução, pois é o mais grave, urgente e com maior tendência a piorar no curto prazo.
Elabore um plano de ação
Com a Matriz de Prioridades você vai conseguir identificar onde está o fogo e por onde deve começar a apagar o incêndio. Então, com base na ordem de prioridade, o próximo passo é definir as ações necessárias para resolver cada problema.
Para isso, elabore um plano de ação claro e específico para cada problema, identificando as responsabilidades e os prazos para a resolução. Você pode criar seu plano de ação em uma planilha de excel, colocando informações como objetivo, ações, responsáveis e data de finalização em cada um dos problemas.
É importante manter a planilha matriz GUT sempre atualizada, acompanhando o progresso das ações em andamento. Faça revisões periódicas para avaliar se as prioridades mudaram ou se novos problemas surgiram.
Mais de uma atividade com a mesma pontuação na matriz de priorização
Quando mais de um problema recebe a mesma pontuação na matriz GUT, isso significa que eles possuem a mesma combinação de gravidade, urgência e tendência. Nesse caso, se você não tem recursos suficientes para seguir com a execução de dois projetos simultâneos, pode ser necessário realizar uma análise adicional para tomar a decisão final.
Uma opção é combinar a matriz GUT com a matriz SWOT, por exemplo, que pode ajudar a tornar mais visível os pontos estratégicos nos quais sua empresa precisa melhorar.
Essa visão é obtida por meio de uma matriz com quatro quadrantes que aponta forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), relativos aos ambientes interno e externo do negócio.
Outra solução é fazer escolhas mais empíricas, por meio da priorização baseada em consenso. Para isso, você vai precisar reunir as partes interessadas envolvidas na tomada de decisão e discutir os projetos com pontuações iguais. Realize uma sessão de brainstorming ou debate para entender melhor as implicações e impactos de cada projeto e busque chegar a um consenso entre as partes interessadas sobre qual projeto deve receber prioridade.
Análise de riscos de cada projeto, também pode ser uma solução. Considerar fatores como a probabilidade de sucesso, complexidade, riscos técnicos ou qualquer outro fator relevante para a implementação do projeto pode ajudar a identificar os projetos com riscos mais altos ou que possam ter maiores impactos negativos caso não sejam abordados.
Se todos os esforços anteriores não resultarem em uma decisão clara, você pode considerar a realização de uma nova análise utilizando critérios adicionais ou ajustando as pontuações dos critérios existentes. Isso pode ajudar a obter uma classificação mais precisa e diferenciada entre os projetos.
Lembre-se de que a tomada de decisão envolve uma análise cuidadosa e é influenciada pelo contexto específico da organização. Portanto, é importante envolver as partes interessadas relevantes e considerar os fatores específicos ao tomar uma decisão final sobre a priorização dos projetos com pontuações iguais na matriz GUT.
Pense que a Matriz de priorização funciona como um primeiro filtro para você classificar seus projetos. Entretanto, isso não exclui a possibilidade de utilizar outros critérios paralelos para priorizar as iniciativas.
>> Veja também: Como usar a matriz RACI para definir funções em um projeto?
Exemplo prático de Matriz GUT
Vamos supor que um gestor de projeto de TI esteja lidando com várias demandas simultaneamente e precisa definir a prioridade delas usando a matriz de priorização. Aqui está um exemplo prático de como você pode utilizar essa metodologia:
Passo 1: Liste todos os problemas
Passo 2: Pontuação GUT
Passo 3: Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Ao final, o gestor de projeto de TI vai ter uma matriz de priorização eficaz para definir a prioridade das demandas e tomar decisões informadas sobre como alocar os recursos e o tempo da equipe de forma mais eficiente.
Neste exemplo, com base na Matriz de Priorização, o problema de melhoria da infraestrutura de rede para melhor desempenho tem a maior pontuação e, portanto, deve ser tratado com prioridade. Em seguida, a atualização de software crítico para segurança do sistema é o próximo na ordem de prioridade.
Essa é uma forma de criar sua matriz de priorização de forma manual, mas você também pode usar ferramentas, como uma planilha em excel para criar modelos automatizados.
>> Veja também: Como fazer uma boa comunicação em projetos?
Próximos passos
Se você chegou até aqui, já entendeu que a Matriz de Priorização é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização e adaptado para as necessidades específicas de cada situação. Além de poder ser facilmente integrada a outras ferramentas de gestão.
Apesar de ser bem simples, sua eficácia traz resultados precisos e mais eficientes para as tomadas de decisões.
Agora, o que está esperando para começar a usar a Matriz GUT e focar nos problemas mais críticos, direcionando esforços e recursos de forma eficaz para obter os melhores resultados?
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