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Como manter o foco da equipe de TI e maximizar a produtividade

Como manter o foco da equipe de TI e maximizar a produtividade

Performance e produtividade são fundamentais na busca por resultados positivos em uma equipe de TI. E muitas vezes, a própria rotina e a criticidade da operação se tornam as maiores vilãs para os gestores, na tentativa de manter o foco rumo aos objetivos traçados.

Nessa hora, é preciso atenção, dedicando um olhar analítico e estratégico, ao avaliar as ações necessárias para conter e superar os obstáculos que impactam a jornada do setor. Se este for seu cenário e da sua empresa atualmente, este artigo foi feito para você.

Sinais de uma equipe de TI sobrecarregada

Nós abordamos recentemente aqui no blog sobre equipes de TI sobrecarregadas, ou melhor, sobre os principais problemas que podem ser identificados pelos gestores em um cenário onde a exaustão da equipe de TI seja constatada. E podem ser muitos.

Performance baixa, gestão de riscos afetada, impacto no bem-estar dos colaboradores, perda de profissionais, queda na visão cultura da empresa, falta de avanço em novos projetos, impacto na satisfação sobre o produto ou serviço ou até mesmo na perda de clientes.

Porém, quais são os sinais que antecedem esses problemas? Como identificá-los? Como tratá-los? Perguntas como essas podem fazer parte deste desafio, na rotina do gestor. Por isso, listamos alguns dos possíveis sinais que, em caso de piora na situação, podem acarretar nos problemas acima.

  • Tarefas em atraso
  • Falta de disponibilidade da equipe de TI para novas demandas
  • Projetos pausados ou engavetados
  • Feedback negativo dos colaboradores da equipe
  • Feedback negativo dos clientes em relação ao suporte
  • NPS baixo no produto ou serviço
  • Riscos não mapeados identificados

Como equilibrar, então, a balança? Manter a qualidade nas entregas e no atendimento às necessidades reportadas pelos clientes, sem deixar de lado os novos projetos e as novas demandas, que por sua vez, são tão importantes quanto na evolução do negócio como um todo?

Como manter o foco da equipe de TI e maximizar a produtividade

Como manter o foco da equipe de TI

Segundo o estudo Pulse of the Profession®, realizado pelo PMI (Project Management Institute), edição de 2020, entre os fatores considerados mais importantes para alcançar o sucesso, de acordo com os líderes executivos, aparece em primeiro lugar, com 35%, a agilidade organizacional.

Contudo, manter o foco da equipe de TI e agilidade operacional no setor, maximizando a performance e a produtividade, e deixando distante da realidade os sinais e problemas mencionados no artigo de hoje, pode se tornar um grande desafio para o gestor.

Por esse motivo, listamos 5 ações que podem contribuir nesse momento de avaliação sobre a compreensão do cenário atual da equipe de TI:

#1 Análise da demanda e disponibilidade da equipe

Ao avaliar a demanda de tarefas, por prioridade, é possível entender o esforço necessário para realizar as entregas previstas, e assim, comparar com a disponibilidade da equipe de TI, em busca de gaps na gestão do tempo.

#2 Análise dos processos

Analisando os processos existentes no setor de TI, é possível também entender o quão fluido está o andamento das atividades, projetos, podendo utilizar, inclusive, indicadores de performance (KPIs).

#3 Treinamento da equipe de TI

A avaliação do investimento em hard e soft skills dos profissionais da equipe de TI também pode impactar na performance do setor. As equipes estão recebendo o apoio e orientação em seu desenvolvimento?

#4 Mapeamento dos recursos necessários

Outro fator, até mesmo complementar ao tópico anterior, são os recursos para a operação. As equipes estão recebendo os recursos essenciais para tornar os processos ainda melhores e mais eficientes?

#5 Avaliação da terceirização do processo de sustentação

Em uma posição de parceira estratégica, a terceirização também pode auxiliar no fator performance e produtividade. A quem recorrer o gestor, quando a disponibilidade do setor de TI acaba?

A terceirização como alternativa para maximizar a produtividade

A terceirização do processo de sustentação, muitas vezes – isso porque existem diversos modelos e propostas diferenças de serviços – traz benefícios que impactam de forma profunda a realidade da equipe de TI. Um exemplo, é o serviço de monitoramento e sustentação de sistemas da Lyncas.

Vamos aos exemplos:

No tópico #1 Análise da demanda e disponibilidade da equipe, a terceirização da sustentação por meio da Lyncas pode gerar, de forma imediata, o alívio da equipe de TI, que por sua vez, poderá focar em novos projetos e tarefas prioritárias, uma vez que os serviços essenciais estarão sendo monitorados e executados por um time da Lyncas.

Nos tópicos #2 Análise dos processos e #3 Treinamento da equipe de TI, mais benefícios. Toda equipe Lyncas possui uma liderança específica, que estará em contato com o cliente, no alinhamento dos processos. Além, é claro, de receber treinamentos específicos, de acordo com a necessidade de evolução.

Desta forma, a equipe interna de TI ganha mais tempo para focar nas demandas prioritárias, novos projetos, contribuindo na aceleração da maturidade digital no negócio, sem deixar de lado a importância da sustentação e dos processos essenciais para o produto ou serviço.

Gostou? Saiba mais sobre o nosso serviço de monitoramento e sustentação de sistemas através da nossa página.

Analista de Marketing na Lyncas. MBA em Marketing Digital e Gestão Estratégica de Marketing, Planejamento e Inteligência Competitiva.