Sabe quando sua lista de coisas para fazer está cheia de coisas que são urgentes? Essa cultura de que tudo é urgente e prioridade tem sido muito comum nas organizações, mas o cenário pode gerar equipes estafadas, resultados ruins e decisões erradas. E é um grande desafio trabalhar assim, não acha?
Novas demandas surgem a cada instante e, se não tem como evitar os obstáculos da rotina, a solução é encontrar ferramentas que possam ajudar a identificar pontos que realmente precisam ser resolvidos o quanto antes. Estamos falando de saber priorizar com eficiência e assertividade.
Dentre as ferramentas de priorização, a Matriz GUT tem sido amplamente utilizada nas áreas de gestão, qualidade, projetos e resolução de problemas ao longo das últimas décadas. A sua popularidade se deve à sua simplicidade, eficácia e capacidade de fornecer uma estrutura clara para a priorização de problemas e tomada de decisões.
Se você ainda não conhece, precisa ver essa dica de ouro que temos aqui. Se você já conhece, temos dicas legais para você também e um modelo grátis de planilha pronta para usar!
Neste artigo você vai ver:
O que é uma matriz GUT?
A matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência), também conhecida como Matriz de Priorização GUT, é uma ferramenta de análise de priorização usada para tomar decisões com base em critérios objetivos. É amplamente utilizada para ajudar as equipes a classificar e priorizar problemas, identificar áreas de foco e tomar medidas adequadas.
O Método GUT é derivado de uma combinação de diferentes técnicas e metodologias, como a Matriz de Impacto x Urgência x Tendência, que é uma abordagem utilizada para avaliar riscos e priorizar ações corretivas. Ele também se baseia em princípios da análise de Pareto, que enfatiza a importância de focar nos problemas mais críticos que causam os maiores impactos.
O interessante é que essa matriz de priorização pode ser integrada a outros métodos de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento estratégico, a análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa, o próprio o Diagrama de Pareto, citado anteriormente e até outras ferramentas, como o 5W2H para alcançar um maior grau de prioridade na construção de um plano de ação para cada problema.
Curiosidade: A ferramenta foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981 e, por isso, também é conhecida como matriz Kepner Tregoe. Hoje, é um dos métodos mais utilizados para a melhoria da qualidade.
Quando utilizar a Matriz GUT?
A principal vantagem da Matriz GUT é a avaliação quantitativa dos problemas de uma área ou da organização como um todo, permitindo que as ações corretivas e preventivas sejam priorizadas para que o problema possa ser eliminado.
Imagine que todas as torneiras da sua casa foram abertas ao mesmo tempo e você não sabe por onde começar a fechá-las para evitar uma inundação. Para tomar a decisão certa sobre qual cômodo você precisa ir primeiro, será preciso trabalhar com prioridades, ou seja, com a Matriz GUT.
Toda organização possui diversas situações e questões a serem resolvidas e, muitas vezes, é difícil para os gestores identificar por qual delas começar. A Metodologia GUT serve justamente para classificar cada problema de grau de prioridade para cada um, tornando possível identificar com mais clareza qual dos pontos precisa ser priorizado.
Entretanto, mais que uma metodologia para “apagar incêndios”, a matriz GUT pode ser vista como uma base para tomadas de decisão e para eliminação ou redução dos problemas mais graves das empresas.
É de fácil utilização, sendo bastante intuitiva e podendo ser aplicada em qualquer área e diversas situações, como:
Gerenciamento de problemas
A matriz GUT é especialmente útil para classificar e priorizar problemas ou questões que precisam ser resolvidos. Ela ajuda a identificar os problemas mais graves, urgentes e frequentes, permitindo que a equipe se concentre em resolver aqueles que têm o maior impacto na organização.
Tomada de decisões
Quando há várias opções ou alternativas disponíveis, a matriz GUT pode ser usada para avaliar e comparar as opções com base em sua gravidade, urgência e tendência. Isso ajuda na tomada de decisões mais informadas e direcionadas, considerando critérios objetivos.
Gestão de riscos
A matriz GUT pode ser aplicada para avaliar e priorizar riscos em um projeto ou processo. Isso auxilia na identificação dos riscos mais críticos e na implementação de medidas preventivas ou mitigadoras adequadas.
Planejamento estratégico
Ao analisar os diferentes aspectos de um plano estratégico, a matriz GUT pode ser usada para priorizar as metas, iniciativas ou ações com base em sua importância e urgência. Isso ajuda a direcionar os esforços e recursos para as áreas que têm maior impacto na realização dos objetivos estratégicos.
Análise de oportunidades
Além de problemas, a matriz GUT também pode ser aplicada para avaliar e priorizar oportunidades ou ideias. Ela permite que a equipe se identifique e se concentre nas oportunidades mais promissoras ou vantajosas para a organização.
Avaliação de projetos
A matriz GUT pode ser utilizada na fase de seleção de projetos, ajudando a avaliar e classificar os projetos com base em sua importância, urgência e viabilidade. Isso auxilia na priorização dos projetos e na alocação eficiente de recursos.
>> Veja também: Gestão de Projetos: veja a importância e como aplicar na sua empresa
Em geral, a matriz GUT pode ser usada em qualquer situação em que seja necessário classificar e priorizar itens com base em critérios objetivos. Ela fornece uma estrutura clara e uma visão geral das prioridades, ajudando a direcionar os esforços e recursos de forma mais eficaz.
Como funciona a matriz GUT? Entenda o conceitos os elementos essenciais
A matriz GUT é uma ferramenta simples, porém eficaz, que ajuda a organizar e visualizar as prioridades com base em critérios objetivos. É útil para equipes e gestores na tomada de decisões e no gerenciamento de problemas de forma estruturada e eficiente.
O segredo para utilizá-la com eficiência está em conhecer seus 3 critérios de classificação dos problemas, que são seus fatores-chave.
- Gravidade (G): avalia o impacto ou a intensidade que o problema situação pode causar se não for solucionado. Esse impacto pode estar relacionado aos colaboradores, processos, tarefas, resultados da empresa, assunto financeiro, risco de falência, perda de cliente, danos à imagem ou qualquer outro ponto crítico dependendo da organização.
- Urgência (U): está relacionado ao fator tempo, ou seja, a urgência que determinada situação precisa ser resolvida. Refere-se à urgência ou prazo para resolver o problema. Leva em conta o prazo de finalização ou entrega e a “pressão” para que aquilo seja finalizado. Uma boa forma de fazer uma avaliação correta desse tempo é se perguntar: “isso pode esperar?”.
- Tendência (U): refere-se ao potencial que o problema ou situação tem de crescer com o passar do tempo. Pode ser compreendido como a tendência de permanecer como está ou piorar rapidamente caso não seja solucionado.
Agora que você conhece os três elementos principais da Matriz GUT, deve estar se perguntando o que fazer com eles.
Cada fator é classificado em uma escala de 1 a 5, sendo 1 a menor pontuação e 5 a maior pontuação. A classificação total obtida permite a priorização dos problemas em uma matriz, onde os problemas com pontuações mais altas são considerados mais críticos e requerem ação imediata.
Vamos entender melhor!
Como funcionam os 3 elementos da matriz GUT?
Os fatores trabalhados com a Matriz GUT são pontuados de 1 a 5, considerando os critérios abaixo:
Após atribuir uma pontuação para cada fator, a combinação desses pontos definirá quais ações serão prioritárias. Para alcançar essa resposta, as pontuações são multiplicadas para obter um valor de classificação total para cada problema ou situação, seguindo o cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x (T). Dessa forma, o resultado com maior pontuação na Matriz GUT será o de 125 pontos e o menor, 1.
Como estamos falando de matriz de priorização de problemas, o resultado do Método GUT indica que o resultado mais alto deverá ter prioridade para tomada de ação.
Fácil, não é mesmo?
>> Veja também: 7 desafios da TI que impedem o crescimento da sua empresa
Como utilizar a matriz de priorização de processos em sua empresa?
O primeiro passo é identificar os problemas ou situações que precisam ser avaliados. Para isso, você vai listá-los de forma clara e concisa, em frase curta. Depois disso, é preciso atribuir uma pontuação de 1 a 5 para cada problema, lembrando que 5 representa a maior gravidade, urgência ou tendência, enquanto 1 representa a menor.
A partir daí, a multiplicação dos três critérios (G) x (U) x (T) de cada problema ou situação vai mostrar quais ações precisam ser priorizadas, considerando o de maior número o que tem mais prioridade.
Para não ter erros, o melhor é utilizar um modelo em Excel automatizado de Matriz GUT para criar planos de ação e priorizá-los.
Vale observar que, mesmo com o auxílio dessa metodologia, pode acontecer de mais de um projeto receber a mesma pontuação na matriz GUT, isso significa que eles possuem a mesma combinação de gravidade, urgência e tendência. Nesse caso, pode ser necessário realizar uma análise adicional para tomar a decisão final.
Uma forma de fazer isso é associar a outra ferramenta, como a matriz SWOT, por exemplo, que ajuda no planejamento estratégico, considerando formada por quatro quadrantes: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A matriz SWOT ajuda a dar visibilidade para os pontos estratégicos que a organização precisa melhorar.
Modelo de Matriz GUT para download
Baixe um modelo de Matriz GUT para começar a priorizar seus projetos de forma estruturada:
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Foque no problema mais crítico
Em resumo, se você quer uma solução para que os problemas não sejam mais um obstáculo na sua rotina e não acabe com seu dia animado de trabalho, é hora de começar a utilizar a Matriz GUT.
Utilizando o nosso modelo de matriz GUT, você poderá priorizar e focar nos problemas mais críticos, direcionando esforços e recursos de forma eficaz para obter os melhores resultados. É um método de priorização simples, intuitivo, que pode ser adaptado para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrado a outras ferramentas de gestão de qualidade.
Por falar em planilha para te ajudar a ter mais clareza na organização e desenvolvimento das suas tarefas, uma que indicamos é Matriz RACI. Com ela, você consegue visualizar com mais clareza os responsáveis por cada ação definida no seu planejamento, melhorando e organizando toda a comunicação entre os setores da empresa.
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