A gestão de outsourcing de TI é um processo que envolve a administração e coordenação de várias atividades, para a terceirização de profissionais atender às expectativas e objetivos do negócio.
De acordo com o estudo IT OUTSOURCING MARKET, o tamanho do mercado de terceirização de TI é estimado em US$ 617,69 bilhões em 2024, e deve atingir US$ 806,53 bilhões até 2029.
Para garantir o sucesso do trabalho, a gestão visa nortear a equipe sobre como realizá-lo. Isso se dá por meio da definição de papéis e responsabilidades, a comunicação dos marcos e prioridade, a implementação de ferramentas que facilitam a colaboração e o acompanhamento dos resultados.
Neste texto, confira detalhes sobre os quatro pilares na gestão de outsourcing de TI.
Neste artigo você vai ver:
Gestão de pessoas
Quando falamos de outsourcing de TI, refere-se a alocação de um profissional que será solicitado por uma empresa cliente e receberá demandas técnicas dessa equipe. Assim, esse relacionamento envolve três partes principais: o profissional, o fornecedor de outsourcing e o cliente.
Para que a gestão de pessoas aconteça, é necessário garantir a proximidade constante entre o fornecedor de outsourcing de TI e seus profissionais, mesmo quando eles estão alocados em projetos distintos. Este vínculo não se constrói de forma imediata, é um processo contínuo com interações regulares, suporte técnico e apoio emocional.
A realização de reuniões periódicas na gestão de outsourcing de TI, como encontros semanais e outras cerimônias, ajuda na integração e proximidade dos profissionais ao time. Essas práticas promovem uma cultura de apoio e colaboração, importante para o desenvolvimento e a satisfação dos profissionais, além de conseguir eficiência nas entregas do projeto.
Em relação aos desafios na gestão de pessoas, o relatório ‘Tendências Gestão de Pessoas 2024‘ aponta que 37% estão relacionados à saúde mental, 19% ao engajamento e comprometimento dos colaboradores, e 13,4% à experiência do colaborador (employee experience).
A integração dos profissionais na equipe pode ser facilitada por meio de reuniões regulares, treinamentos e eventos que promovam a interação entre os membros da equipe.
É possível proporcionar encontros onde os profissionais se sintam parte do grupo, mesmo que trabalhem remotamente ou em locais diferentes. Além disso, a oferta de treinamentos e oportunidades de desenvolvimento pessoal, como PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), mantém os profissionais engajados e em sintonia com os objetivos da empresa.
O feedback individual também é uma ferramenta poderosa para o crescimento profissional, realizando avaliações regulares para discutir o desempenho e identificar áreas de melhoria. O feedback deve ser construtivo, reconhecendo os pontos fortes e oferecendo orientações sobre como melhorar em áreas que precisam de desenvolvimento.
Gestão da rotina
De acordo com a pesquisa Smartsheet, apenas 35% dos entrevistados utilizam ferramentas no gerenciamento de projetos. Na seleção do fornecedor de outsourcing de TI, é importante compreender o controle de horas, os apontamentos ou gerenciamento de atividades.
Com um método documentado para registrar e gerenciar o tempo dedicado, reduz-se o risco de mal-entendidos sobre conformidade e a auditoria, trabalho realizado e os custos envolvidos.
Além disso, a precisão dos custos é diretamente impactada pelo controle de horas. Muitos contratos na gestão de outsourcing de TI baseiam-se em modelos de pagamento por hora ou por projeto. Cada minuto de trabalho deve ser devidamente registrado para que a fatura reflita exatamente o trabalho realizado, evitando cobranças indevidas ou discrepâncias financeiras.
A flexibilidade e adaptabilidade são características importantes para fornecedores de outsourcing de TI e profissionais alocados em projetos. No ambiente de trabalho, pode haver a necessidade de usar diferentes ferramentas, como Jira, Trello ou Asana, para atender às exigências de várias partes ou equipes.
Às vezes, essas ferramentas podem mudar conforme o projeto evolui ou devido a alterações nas práticas organizacionais, especialmente a cada novo cliente ao qual o profissional é alocado.
Por exemplo, o Cliente X pode utilizar uma ferramenta e metodologia distintas das adotadas pelo Cliente Y. Dessa maneira, estabelecer procedimentos claros sobre como e quando usar cada ferramenta, juntamente com suporte contínuo, pode ajudar os profissionais a se adaptarem às exigências específicas de cada projeto.
Analise quantitativa e qualitativa
O acompanhamento da rotina de um fornecedor de outsourcing de TI exige uma análise detalhada tanto quantitativa quanto qualitativa dos resultados entregues pelos profissionais.
A análise quantitativa foca em medir a produtividade em termos de números e métricas concretas. Um dos principais indicadores nessa categoria é a quantidade de trabalho entregue, que pode ser avaliada, por exemplo, pelo número de “cards” ou tarefas completadas em um sistema de gestão de projetos.
Este tipo de análise permite uma visão da capacidade de produção dos profissionais e da eficiência operacional. Através da comparação entre a quantidade de trabalho planejada e a quantidade efetivamente entregue, é possível identificar se a equipe está conseguindo cumprir os prazos e metas estabelecidos.
Se a entrega de trabalho estiver abaixo do esperado, pode indicar problemas com a gestão do tempo, sobrecarga de trabalho ou até mesmo desafios técnicos que precisam ser abordados.
Já a análise qualitativa concentra-se na qualidade do trabalho realizado e não apenas na quantidade. Um aspecto importante dessa análise é o retrabalho necessário. O retrabalho é uma medida da quantidade de correções, ajustes ou revisões que precisam ser feitos após a entrega inicial. Um alto nível de retrabalho pode ser um sinal de problemas na comunicação dos requisitos, falhas nos processos de desenvolvimento ou deficiências nas habilidades técnicas do profissional.
Enquanto a análise quantitativa mostra “quanto” o trabalho foi realizado, a análise qualitativa explica “como” esse trabalho foi executado. Juntas, essas análises permitem um acompanhamento mais preciso da rotina, possibilitando ajustes nos processos, realocação de recursos e ações corretivas para melhorar a entrega e a satisfação do cliente.
Monitorar o desempenho dos profissionais é uma parte da gestão de outsourcing de TI que permite olhar tanto os pontos positivos quanto as lacunas existentes. Esse trabalho envolve a verificação de indicadores e o ajuste das estratégias conforme necessário.
É fundamental que o cliente compartilhe com os fornecedores, as métricas e indicadores que estão sendo avaliados, assim, a equipe responsável analisará sua performance de forma adequada. Portanto, a transparência na comunicação assegura que todos estejam alinhados e possam trabalhar em conjunto para melhorar os resultados.
Na elaboração de cronogramas detalhados, incluir responsabilidades, tarefas e marcos importantes ajuda a manter a organização para que as atividades sejam realizadas conforme o previsto.
As reuniões diárias, chamadas de dailies, ou semanais permite que a equipe discuta o progresso, identifique, altere e resolva problemas quando necessário.
O relacionamento cliente & fornecedor é importante?
Dentro da gestão de outsourcing de TI, existe o relacionamento com o cliente e fornecedor que impacta diretamente na qualidade do serviço e na satisfação dos stakeholders. Entre os principais pontos estão:
Comunicação constante
Mantenha uma comunicação regular e proativa com os fornecedores de outsourcing de TI. As atualizações contínuas são importantes para todas as partes envolvidas estarem alinhadas quanto ao progresso e às expectativas dos projetos.
Pode ser feito com reuniões quinzenais ou mensais, onde se discutem o andamento dos projetos, possíveis mudanças e ajustes no planejamento, se necessário. Estar próximo dos fornecedores permite uma melhor antecipação de possíveis mudanças, preparando-os para novas demandas e ajustes.
Antecipação de mudanças
Outro aspecto da gestão de outsourcing de TI é a antecipação de mudanças e o monitoramento das tendências do setor. O gerente de TI deve estar atento às inovações e tendências que possam influenciar os projetos em andamento ou futuros. Esse acompanhamento permite uma adaptação estratégica, preparando a organização para novos desafios e oportunidades.
Feedback
Para garantir a qualidade do serviço prestado pelos fornecedores, é importante obter feedback constante. Realizar pesquisas de satisfação regularmente permite avaliar o desempenho dos fornecedores e identificar áreas que necessitam de melhorias. Esse feedback deve ser utilizado para fazer ajustes no planejamento e melhorar continuamente a gestão de outsourcing de TI.
Metas e critérios
Definir metas e critérios de sucesso ajuda a alinhar as expectativas entre a equipe interna e o fornecedor, evitando mal-entendidos e assegurando que todos estejam focados nos mesmos objetivos. A documentação detalhada dos acordos e das mudanças também mantém um registro claro e evita ambiguidades.
Construção do relacionamento
Na gestão de outsourcing de TI, ter um relacionamento sólido e de confiança com os fornecedores é outra prática importante que facilita a resolução de problemas e promove colaboração.
Acompanhamento do desempenho
Por fim, na gestão de outsourcing de TI é necessário acompanhar e avaliar o desempenho dos fornecedores de forma contínua. Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas ajuda a medir a eficácia dos fornecedores e garantir que atendam aos padrões esperados. Revisões regulares do desempenho permitem identificar áreas de melhoria nos serviços ou produtos oferecidos.
Como gestor, é importante realizar um planejamento estratégico (PETI). Este planejamento permitirá que você antecipe as demandas futuras da empresa e identifique quais áreas precisam de suporte externo.
Ao mapear essas necessidades, poderá avaliar melhor os fornecedores de outsourcing e garantir que a parceria escolhida esteja alinhada com os objetivos, otimizando a eficiência das suas operações de TI.
Além disso, contratos bem definidos mantêm altos padrões de qualidade e performance. É importante negociar termos e estabelecer contratos que definam responsabilidades e mecanismos de resolução de conflitos. Em geral, para ambos os lados, a transparência e a honestidade são usadas para construir confiança.
Gestão do contrato
Na gestão de outsourcing de TI, o contrato envolve a administração das relações e acordos estabelecidos. Neste sentido, ajuda a construir uma relação de parceria sólida e duradoura com os fornecedores de outsourcing de TI.
Optar por contratos de longo prazo pode ser vantajoso, proporcionando estabilidade e permitindo uma adaptação mais fluida às necessidades do negócio ao longo do tempo.
Contratos flexíveis também são importantes, pois oferecem a possibilidade de ajustes conforme as necessidades mudam e novos desafios surgem. Eles podem facilitar a inclusão de novos perfis de profissionais sem a necessidade de renegociações complexas e demoradas.
Imagine que no contrato prevê perfis desenvolvedor Java, desenvolvedor Vue.js, UX e UI designer e arquiteto, no decorrer você pode ter necessidade de incluir um perfil UX/UI. Com contrato flexível, você terá uma resposta mais rápida para atender a demanda.
A gestão de outsourcing de TI envolve o monitoramento das cláusulas acordadas. Incluindo a realização de revisões periódicas para assegurar que os termos e regulamentos estabelecidos continuem a ser cumpridos e ajustados conforme necessário.
Uma das vantagens é agregar um time diversificado de profissionais com diferentes habilidades e conhecimentos, a empresa ganha acesso a um know-how amplo e variado. Proporcionando novas perspectivas, soluções inovadoras para o projeto e no valor entregue.
Como visto nos temas abordados acima, a gestão de outsourcing de TI é uma tarefa que exige atenção cuidadosa a vários aspectos, incluindo a gestão de pessoas, a rotina diária, o relacionamento com clientes e fornecedores, e a gestão de contratos.
Dentro do olhar na gestão de outsourcing de TI, está a abordagem e planejamento sobre o colaborador na empresa. Baixe o material sobre como atrair e reter os melhores talentos e confira os principais indicadores, dicas e comentários que profissionais da área compartilharam sobre o assunto.
