Você já chegou ao final do dia com o desejo de ter mais tempo para terminar as atividades? Ou terminou o expediente com a sensação de que está mentalmente (e fisicamente) exausto, mas sem concluir metade do que era necessário? Se essa é a sua realidade, saiba que existem formas práticas para melhorar o planejamento pessoal e ser mais produtivo.
Hoje em dia, falamos muito que tempo é dinheiro. Entretanto, nem sempre você precisa de mais horas para ser mais produtivo ou ter melhores resultados.
Acontece que procrastinar e deixar as atividades se acumularem é um hábito muito comum entre os indivíduos. Isso leva ao pensamento errôneo de que sempre estamos precisando de mais tempo.
É preciso desenvolver a capacidade de fazer mais em menos tempo, ou seja, ter mais eficiência e produtividade nas tarefas do dia a dia.
Continue a leitura e confira as melhores dicas de planejamento pessoal para começar o ano mudando os hábitos improdutivos!
Dicas de planejamento pessoal para ter mais produtividade
Em primeiro lugar, não existe a opção de deixar tudo para depois. Sabe aquelas tarefas que você não gosta de fazer ou que não sente confiança para executar e aí vai deixando para depois? A procrastinação é a grande inimiga da produtividade.
Se tem que fazer, então comece!
O grande X da questão é como se organizar para dar tempo de concluir todas as coisas importantes do dia. Confira as dicas!
1- Faça uma lista das tarefas do dia
Já que não dá para deixar de fazê-las, então comece fazendo uma lista com todas as tarefas que precisa concluir. Esse é um hábito bem importante para incorporar no seu dia a dia.
A ideia é destinar os primeiros 15 minutos de cada manhã para fazer esse planejamento pessoal. Isso é importante porque escrever tudo o que precisa ser feito ao longo do dia dá total consciência do que espera por você. Consequentemente, ajuda a economizar horas de tempo perdido ou de esforço fragmentado.
2- Comece pelas tarefas mais importantes e mais urgentes
Se já tem em mãos todas as tarefas, o próximo passo é colocar por ordem de prioridade. Eleger prioridades é essencial para quem quer ser mais produtivo.
Sem contar que, conforme você vai tirando as “obrigações” da frente, você vai ficando cada vez mais motivado. No final do dia, quando já tem menos energia, restam apenas as ações mais simples e que não são tão importantes ou urgentes.
Para categorizar as tarefas, uma ferramenta muito útil é a Matriz de Eisenhower. Ela ajuda a fazer uma triagem dos afazeres de acordo com a urgência e a importância, para que você evite perder tempo com tarefas que possuem menos importância ou que são menos urgentes.
Para construir sua Matriz de Eisenhower é bem simples. O primeiro passo é desenhar um plano cartesiano (um quadrado dividido nos eixos vertical e horizontal), formando quatro quadrantes. A linha vertical representa a importância das tarefas e a horizontal a urgência.
Observe na imagem:
Com o plano cartesiano desenhado, é só listar as tarefas, considerando a importância e urgência. Lembre-se:
- Importante e urgente: faça imediatamente.
- Importante, mas não urgente: boa para atividades que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
- Urgente, mas não importante: por exemplo, fazer ligações, enviar e-mails e participar de reuniões.
- Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.
3- Não acumule demandas, delegue as atividades menos importantes e menos urgentes
Se você quer mudar seus hábitos em 2023 e ser mais produtivo, comece parando de acumular demandas. Nem sempre é possível dizer “sim” para todas as solicitações de superiores. Essa prática pode estar atrapalhando a sua organização no trabalho, além de sobrecarregar os seus dias.
Consequentemente, isso faz com que você execute menos tarefas com qualidade.
Também não é produtivo criar uma lista enorme de afazeres todos os dias. Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por não fazer nada.
Se o seu planejamento pessoal está sempre cheio e tudo é prioridade, converse com a sua equipe e veja a possibilidade de delegar atividades para se organizar melhor.
A Matriz de Eisenhower também ajuda na decisão de quais tarefas podem e devem ser delegadas. Muitas pessoas têm dificuldade em passar seus afazeres para colegas de trabalho, mas não há nada de errado nisso.
Se for necessário, para conseguir cumprir seu cronograma de entregas, e você tem uma equipe para auxiliar, não é um problema pedir ajuda. Especialmente se você for um gestor ou coordenador de uma área; mas caso não seja, converse com o seu.
4- Faça uma pausa
No livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, Steven Covey conta a história do lenhador que fica incansavelmente cortando as árvores. Sem parar um segundo para afiar a sua serra, pois está muito concentrado apenas no que está fazendo. Bom, nem sempre a quantidade de horas trabalhadas está relacionada a uma boa produtividade.
Com alguns minutos livres para afiar a serra, o lenhador conseguiria cortar mais árvores no mesmo período de tempo. O mesmo acontece com você.
Não é preciso ficar acorrentado à sua mesa por horas e horas. Isso, na verdade, pode até atrapalhar a sua produtividade.
Uma boa dica é desconectar-se por 15 minutos depois de cada bloco de 60 a 90 minutos de trabalho (essa é uma média de tempo que seu cérebro consegue ficar focado em uma só tarefa). Não é preciso seguir esses tempos à risca. A ideia central é organizar o seu trabalho em blocos, reservando alguns minutos para pausas.
Então, quando você não conseguir mais se concentrar no que está fazendo, ouça seu corpo e tire uns minutos para uma pausa.
Mas atenção: olhar as redes sociais ou verificar seus e-mails a cada cinco minutos não são pausas produtivas. A intenção não é procrastinar, e sim
se sentir restaurado e reenergizado depois de um pequeno intervalo.
Aproveite o momento para relaxar a mente, tomar um café, dar uma caminhada ou qualquer coisa que faça você se sentir mais leve e relaxado.
5- Defina momentos de foco em tarefas individuais
Existem tarefas que exigem o máximo da sua atenção e concentração. Isso implica em tirar de perto todas as distrações, incluindo grupo de mensagens da empresa e caixa de e-mail.
Para isso, defina um horário do seu dia, ou um dia inteiro na semana, para “ficar off”. Faça o bloqueio da sua agenda e informe à sua equipe que nesse período você estará executando determinada atividade e, por isso, não quer ser incomodado, a não ser que seja por um motivo urgente.
Quer mais dicas sobre organização e planejamento pessoal?
Planejamento pessoal e produtividade estão correlacionados. Entretanto, pode ser bem difícil deixar a produtividade fluir quando há agenda, e-mails e notificações implorando por sua atenção. Por isso, é muito importante desativar esses gatilhos que parecem inocentes, mas atrapalham seu rendimento durante o dia.
Também é interessante utilizar os recursos e ferramentas de planejamento que temos a nosso dispor de forma gratuita na internet.
Confira nossa Academia Lyncas, com o Co-Founder & CTO da Lyncas Maykon Meier, e descubra o que NUNCA te contaram sobre planejamento pessoal. Nesse vídeo, ele traz um conteúdo bem dinâmico e coloca a mão na massa para te ensinar na prática como melhorar sua organização pessoal.
Para você que usa Gmail há dicas bem funcionais para organização de tarefas, vale a pena conferir! Acesse:
Para finalizar, uma última dica: reveja suas tarefas ao final do dia. Antes de se desligar do trabalho, pegue a lista de atividades que fez pela manhã e risque o que foi completado, veja o que ainda precisa ser feito e se tem alguma ação que deixou de ser necessária. Depois disso, esvazie seu cérebro dessas preocupações e só volte a pensar nelas quando o dia seguinte começar.
À medida que realiza o planejamento pessoal e coloca as ações em prática, você passa a ter mais confiança e determinação para alcançar seus resultados extraordinários.
Essa organização e concentração pode ser mais desafiadora para quem trabalha em home-office, mas não impossível. Confira 7 boas práticas para o seu dia a dia.
